De 12 viktigste dominerende kontorfunksjonene

Kontorfunksjonene som dominerer er de administrative aktivitetene som utføres av personell til et selskap, en organisasjon eller en institusjon, og som er nødvendige for driften av det samme. Hvis de gjøres effektivt, vil resultatene bli mye bedre enn hvis de blir gjort dårlige.

Dette arbeidet har normalt en vanlig tidsplan fra mandag til fredag ​​som begynner klokken 8 eller 9 og varer til 4 eller 5 pm, selv om dette varierer etter land eller region.

Flertallet av kontorarbeid krever grunnleggende ferdigheter som: flytende muntlig kommunikasjon, evne til å skrive, fil og litt erfaring med kontorutstyr som datamaskiner, kopimaskiner, etc.

Avhengig av nivået på stillingen eller ansvaret som antas, krever det at en person har en teknisk, universitets- eller fjerde utdanning.

De 10 hovedfunksjonene på kontoret som dominerer

1- Planlegging

Dette er den første og viktigste oppgaven, siden den består av å definere hvordan organisasjonsmetoder og strukturer kan bidra til forretningsplanen.

Det er teknologiske verktøy som hjelper da disse metodene kan materialisere seg i oppgaver fordelt mellom lagmedlemmer, men bare god planlegging kan garantere at alt ender opp med å legge til forretningsmålet.

For generell planlegging er det nødvendig med en klar forretningsvisjon og et bestemt hierarkisk nivå i selskapet, men hvert lagmedlem må planlegge sitt arbeid slik at de kan oppfylle de fastsatte målene og tidsfrister.

2- Transkripsjon og / eller skriving av rapporter

En oppgave som daglig tar seg av hvem som arbeider på et kontor, er å skrive, i hvilken som helst støtte, rapporter som støtter eller detaljerer sine funksjoner, eller som tjener til å forklare blant de øvrige kollegaene detaljene (bakgrunn, fremgang, resultater, fordeler og ulemper, osv.), av et bestemt prosjekt.

Disse skriften tjener også som en oversikt over aktiviteten til organisasjonen som kontoret tilhører, for fremtidige revisjoner eller vurderinger.

3- Delta på møter

De er møter mellom medlemmer av et arbeidsteam der ideer om de nåværende prosjektene utveksles, nye forslag blir utsatt, presentasjoner, rapporter eller rapporter deles.

Normalt har de som mål å tilpasse alle de som er tilstede i retning av å oppnå et felles mål, tildele roller, oppgaver og tidsfrister til hver enkelt. De tjener også til å løse problemer som kan oppstå i oppgavens utførelse.

De har en tendens til å ha en frekvens, varighet og meget definert dynamikk. Også det som er diskutert i dem, registreres vanligvis i minutter eller minutter for arkivering.

4- Planlegg møter

Det handler om å koordinere agendaen for alle menneskene som skal være i et møte på en slik måte at de kan falle sammen på et bestemt sted og tidspunkt.

Det er en oppgave som kan være overveldende, så det kan være en god ide å stole på teknologi. Det finnes programmer, som ScheduleOnce, som tillater planlegging av møter automatisk, slik at gjestene kan se de tilgjengelige datoene og velge en tidsplan som passer dem.

5- Sjekk bedriftens e-postadresse

Det er en oppgave som kan ta litt tid. En Adobe-rapport publisert i 2016, som ble resultatet av en selvadministrert undersøkelse av mer enn tusen arbeidstakere, viser at vi bruker gjennomsnittlig 20, 5 timer hver uke, og sjekker vår arbeids-e-post.

Sortering, lesing og svar på e-post, er en svært vanlig form for kommunikasjon og tillater utveksling av filer og visninger relatert til ethvert prosjekt eller organisasjonsprosess.

Selv om selskaper stadig søker etter mer effektive måter å håndtere e-post på, er det også programmer som Gmail's Smart Labels.

En annen måte å effektivisere denne oppgaven er å inkorporere standard e-postmaler, eller tekster som kan sendes med minimal modifikasjoner til forskjellige mottakere og på forskjellige tidspunkter.

6- Økonomistyring

I denne oppgaven må det garanteres at pengene oppfyller sin livssyklus ved kjøp og salg av produkter og tjenester; at alle fakturaer sendes, registreres, betales og sendes. Selvfølgelig er det kontorer der de bare dedikerer seg til dette.

Denne aktiviteten inkluderer også å holde finansregnskapet og juridiske dokumenter oppdatert på en slik måte at det ikke er noen problemer med det rettslige rammene som gjelder organisasjonen i spørsmålet.

7- Logistikk

Denne funksjonen garanterer at alle varer knyttet til arbeidet i selskapet, blir transportert til og fra varehus og kunder. Det inkluderer også kontakt med leverandører for å skaffe råvarer til fremstilling av nye produkter.

Målet med denne funksjonen er å sikre at selskapet har i sin besittelse alt som er nødvendig for å beholde produksjonen av det gode eller den tjeneste som den kommersialiserer beveger seg.

8- Oppfordre oppmerksomhet

På et kontor er det også nødvendig å svare på telefonen, siden det er et middel til å kommunisere med kunder, leverandører og mellom medarbeidere.

Selv om det virker som en enkel oppgave, krever det en viss protokoll, da det kan være stemmen som noen utenfor firmaet knytter sammen med bildet av det. Derfor er det viktig å respektere høflighetsregler, å opprettholde en institusjonell tone, for å moderere lydstyrken og vokabularet som brukes.

Et annet viktig faktum, som noen ganger overses når du utfører denne funksjonen, er å skrive ned så mye data som mulig av personen på den andre siden av telefonen; Dette vil mate bedriftens kontaktdatabase og gi deg mulighet til å følge opp riktig på saken som diskuteres under telefonsamtalen.

9 - Organisering av arkiver

De fleste oppgavene som utføres på et kontor, genererer noe dokument: fakturaer, notater, minutter, minutter, salgsrapporter mv.

I digital eller på papir er det en mengde informasjon som krever at noen er ansvarlig for katalogisering, arkivering og sikring av det i henhold til det nivået av betydning for virksomheten.

Nøyaktig dette siste punktet, beskyttelse av informasjon, er et problem som har blitt hodepine for mange organisasjoner, slik at flere og flere verktøy, protokoller og prosedyrer oppstår som gir sikkerhet i arkivering og overføring av informasjon. sensitive data i en organisasjon.

I noen tilfeller brukes eksterne harddisker, mens det i andre er spesielle servere for disse tilfellene eller lagringsplattformene i "skyen" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribusjon av selskapets post

En oppgave som til tross for ikke å kreve en svært høy faglig opplæring, krever god organisering, ansvar og følelse av haster, er distribusjon av korrespondanse på kontoret.

En skisse av noe design, kredittkortet som banken sender, fakturaer til en leverandør eller svarbrev fra en statlig enhet, er noen av dokumentene som en ansatt kan vente på, og som mange andre prosesser kan avhenge av. av selskapet.

11- Kundeservice

Denne funksjonen er å fysisk bistå kunder med spørsmål eller klager om produktene eller tjenestene som tilbys av selskapet.

12- Utskrift og kopiering av dokumenter

Det består av å skrive ut dokumentene som må holdes fysisk eller lage kopier av de som må holdes i duplikat eller leveres til arbeidstakere i selskapet.