Journaler: hva de er for, elementer og eksempler
Journaloppføringer er transaksjonspostene som er en del av regnskapet. Derfor er de vant til å registrere forretningstransaksjoner i et selskaps regnskapsposter.
De kan registreres i hovedboken, men også noen ganger i en hjelpebok, som deretter vil bli oppsummert og overført til hovedboken. Hovedboken brukes til å opprette årsregnskapet til virksomheten. Som et resultat vil journalposter direkte endre regnskapsbalansen i hovedbokaen.
I manuelle eller automatiserte regnskapssystemer registreres forretningstransaksjoner først i en journal. Det er her begrepet journaloppføringer kommer fra.
De er en viktig del av regnskapet. De kan bestå av flere poster, som hver vil være en debet eller en kreditt. Summen av debetene må være lik totalen av kreditten, ellers vil det bli sagt at journalinnlegget er "ubalansert".
Journalposter kan registrere unike elementer eller gjenværende poster, som for eksempel avskrivninger eller amortisering av obligasjoner.
Hva er de for?
Journaloppføringer er det første trinnet i regnskapssyklusen og brukes til å registrere alle forretningstransaksjoner i regnskapssystemet.
Da kommersielle hendelser skjer gjennom regnskapsperioden, registreres journalposter i det generelle tidsskriftet for å vise hvordan hendelsen endret regnskapsligningen.
For eksempel, når selskapet bruker penger til å kjøpe et nytt kjøretøy, blir kontokontoen redusert eller kreditert, og kjøretøyets konto økes eller debiteres.
Logikken bak en journaloppføring er å registrere hver forretningstransaksjon på minst to steder, kjent som dobbeltregistrering.
For eksempel, når et kontantsalg genereres, øker dette både salgskonto og kontantkonto. Hvis du kjøper produkter på kreditt, vil dette øke både kontooppgjørskontoen og lagerregnskapet.
Journalen, og tilhørende dokumentasjon, skal arkiveres i flere år, i hvert fall til det ikke lenger er nødvendig å revidere selskapets regnskap.
Minste bevaringsperiode for journaloppføringer må inngå i bedriftens arkivpolicy.
Datastyrt regnskapssystem
Datastyrte regnskapssystemer registrerer automatisk de fleste forretningstransaksjoner i hovedbokregnskapet.
Dette gjør de umiddelbart etter å ha utarbeidet salgsfakturaene, utstedelse av sjekker for kreditorer, behandling av kundens kvitteringer, etc.
Derfor registreres ikke journaloppføringer for de fleste forretningstransaksjoner, for eksempel kunde- eller leverandørfakturaer. Journaloppføringer brukes ikke til å registrere store volumaktiviteter.
I en regnskapsmessig programvare blir journaloppføringer vanligvis innført ved hjelp av separate moduler, som for eksempel betalingskrav, som har egen hjelpebok, som indirekte påvirker hovedboken.
Enkelte journalposter må imidlertid behandles for å registrere overføringer mellom bankkontoer eller regnskapsjusteringsrekorder.
For eksempel, sannsynligvis på slutten av hver måned må du lage en journaloppføring for å registrere avskrivningen. Denne oppføringen vil inneholde en debet i avskrivningskostnader og en kreditt i akkumulerte avskrivninger.
I tillegg er det sannsynlig å være en journaloppføring for å samle renter på et banklån. Denne oppføringen vil inneholde en debet i rentekostnader og en kreditt i rentebetaling.
elementer
En manuell journaloppføring som er registrert i selskapets generelle tidsskrift, består av følgende elementer:
- Tilsvarende dato.
- Beløp og kontoer som vil bli belastet.
- Beløp og kontoer som vil bli kreditert.
- En kort beskrivelse eller notat.
- En referanse, for eksempel et sjekknummer.
Disse registrerte beløpene, som vil bli vist i tidsskriftet bestilt etter dato, vil bli lagt inn i hovedbokregnskapet.
Journaloppføringer skrives vanligvis ut og lagres i en regnskapsmessig transaksjonsmappe med tilhørende sikkerhetskopieringsmateriale som begrunner slike oppføringer.
Dermed kan eksterne revisorer få tilgang til denne informasjonen som en del av revisjonen ved årsskiftet av selskapets regnskap og tilhørende systemer.
Hvordan skrive en journaloppføring
Den detaljerte strukturen for å skrive en journaloppføring i regnskapet er angitt som følger:
- En overskriftslinje, som kan inkludere et journalnummer og en dato for oppføring.
- Den første kolonnen inneholder kontonummeret og navnet på kontoen der oppføringen er registrert. Dette feltet vil bli bløt hvis det er for kontoen som krediteres.
- Den andre kolonnen inneholder debetbeløpet som må oppgis.
- Den tredje kolonnen inneholder kredittbeløpet som skal oppgis.
- En bunnlinje kan også inneholde en kort beskrivelse av grunnen til setet.
På denne måten presenteres det grunnleggende oppføringsformatet for journaloppføringsrekorden som følger:
De strukturelle reglene for en journaloppføring er at det må være minst to elementer i to forskjellige linjer i oppføringen, og at det totale beløpet som er oppgitt i debet-kolonnen må være lik det totale beløpet som er oppgitt i kredittkolonnen. .
eksempler
Justeringssete
En justeringskortoppføring brukes i slutten av måneden for å kunne endre regnskapet og dermed overholde de relevante regnskapsrammene, slik som Generelt godkjente regnskapsprinsipper eller International Financial Reporting Standards.
For eksempel kan ubetalte lønninger akkumuleres ved utgangen av måneden dersom selskapet bruker en periodisering for regnskapsføring.
Kompositt sete
En sammensatt journaloppføring er en som inneholder mer enn to sitteplasser. Det brukes ofte til å registrere komplekse transaksjoner, eller flere transaksjoner på samme tid.
For eksempel inneholder journaloppføringen for å registrere lønn vanligvis mange linjer, da det innebærer registrering av en rekke skatteforpliktelser og lønnsfradrag.
Omvendt sete
Normalt er dette et justerings sete som reverseres i begynnelsen av neste periode. Det skjer vanligvis fordi en utgift må ha akkumulert i forrige periode, men det er ikke lenger nødvendig.
Derfor er akkumuleringen av lønn i forrige periode reversert i den følgende perioden, for å bli erstattet av en reell lønnskostnad.
