De seks delene av en stor e-post

Hoveddelene av e-post er emne, mottaker, kropp, vedlegg, CC eller CCO og signatur.

Elektronisk post (e-post) er en elektronisk messaging-utvekslingstjeneste som tilbys av ulike nettverksleverandører som Google og Microsoft.

E-post er mye brukt over hele verden, det spiller ingen rolle at kommunikasjonen har blitt gjort raskere med chattene.

Årsaken er enkel, e-post er ikke bare brukt til å sende skriftlige meldinger, det er en plattform som lar deg sende vedlegg av alle slag til alle deler av verden.

E-post er også viktig fordi det er nødvendig å bruke mange tjenester fra andre nettsteder som sosiale nettverk og banktjenester. Det er første skritt for en bruker å kunne bruke flere tjenester som tilbys på nettverket.

I lang tid har det blitt påvist at mennesket er et sosialt vesen. Alle mennesker trenger samhandling for å forbli psykologisk sunn, derfor har kommunikasjonsteknologien vært en av de mest avanserte.

Faktisk har mennesker utviklet seg for å opprettholde vår sosiale samhandling. Fra hulene overlevde en isolert mann ikke.

Derfor har vi gått fra malerier, til tale, til skriftlig språk, til e-post, til telegraf, til telefon og mange år senere, nå med Internett. til e-post.

I hvilke deler er en e-post delt?

Mottakerens / avsenderens adresse

Det er det primære elementet i en e-post. Dette er posten til personen som vil motta meldingen, uten mottaker vil posten ikke gå hvor som helst.

Når meldingen kommer, vil mottakeren av mottakerens adresse være mottaker av avsenderens adresse, siden e-postadressen til personen som sender meldingen vil bli vist.

virksomhet

For å hindre at e-post blir filtrert som spam, må du sette et emne. Dette er tittelen på e-posten, og det er det første som mottakeren vil se før du åpner posten.

Derfor bør du ha kort og viktig informasjon om en preamble om hva den mottatte posten handler om.

CC eller CCO

Det er kopien som sendes til andre mottakere. Her finner du de andre e-postadressene som kopien av den sendte e-posten sendes til.

Alternativet CC - med kopi - viser alle adressene til alle mottakerne, men alternativet CCO - med skjult kopi - vil sende kopien med mer personvern.

Ved å bruke BCC er adressene til hver mottaker gjemt. Det vil si at mottakerne ikke ser til hvem e-posten ble sendt.

kroppen

Det er essensen av e-post. Alt som kommuniseres er uttrykt her, kroppen er selve meldingen.

Det har ikke begrensninger av ord, og det kan utvides så mye du vil, men det anbefales at det ikke inneholder så mye informasjon, og hvis det inneholder det, er det bedre å legge ved alt i en fil.

Vedlagte filer

De er filene som legges til meldingen som skal lastes ned av mottakeren. Disse kan være mange og forskjellige typer.

I en e-post kan du legge ved bilder, videoer, dokumenter, mapper, presentasjoner, regneark etc. Alle disse filene må lagres på utstederens datamaskin.

firma

Dette er i bunnen av posten. Det er en forhåndsprogrammert og automatisk signatur fra det øyeblikket for alle meldinger.

Hvis det er en personlig e-postadresse, kan du legge til tilpassede signaturer med setninger og uttrykksikoner.

Men hvis det er en arbeids-e-postadresse, bør firmaet bære informasjon om personen som sender meldingen.

Det anbefales at du bruker formatet som skal brukes i et visittkort. Sett navn, kontakt telefonnummer, firmaet du jobber for og din stilling, etc.

Hvordan organiseres en e-post?

En e-post må ha en god formulering som forstås av mottakeren. Det er visse aspekter som bør tas vare på når du skriver en e-post og ting du må ta hensyn til før du sender den.

hilsen

Det må være den første delen av meldingen, og det er viktig hvis det er en formell epost. Det fastslår hvem meldingen er adressert til, og hva begynner å bli uttrykt på en hjertelig måte.

Måten som en hilsen er skrevet på, avhenger av hvem mottakeren er og hvem avsenderen er. Hvis det er en arbeids-e-post, bør tonen i hilsen være mer formell, men hvis det er en personlig e-post, kan avsenderen ta visse friheter med den.

Innholdet i meldingen

Dette er den viktigste delen av posten. Her kommuniseres alt som du vil oppnå med denne meldingen.

En arbeids-e-post skal karakteriseres ved å være kort og kortfattet. Kom raskt fram, men husk alltid å opprettholde en hjertelig tone uten å være ekstremt vennlig fordi innholdet er overbelastet med detaljer og den sanne hensikten er tapt.

Du må ha tilstrekkelig bruk av tegnsettingstegn. Årsaken til dette er fordi du ikke kan miste følelsen av meldingen eller feilfortolke den, det skrives ikke så lett å dechiffrere som det muntlige.

Å vite hva noen refererer til, er lettere hvis du hører tonen i stemmen som brukes, og hvordan den uttrykkes. dette kan ikke bli lagt merke til skriftlig.

Det er derfor meldingen bør forsøke å imitere den muntlige samtalen og gjenspeile hvor du vil bruke grammatiske tegn og god staving.

Denne meldingen skal etablere mål, fordel og krav uten å vandre for mye.

farvel

Dette segmentet er avsluttet av meldingen. For å oppfylle formålet med å kommunisere alt som er ønsket, er en god avslutning avgjørende.

Lukkingen må skje etter å ha opprettet alle punktene i meldingen. Det er ikke et ideelt farvel for alle e-postmeldinger, fordi alt avhenger av innholdet i meldingen.

Det anbefales at avskjedene har avsenderens navn, selv om dette kan variere avhengig av situasjonen. Hvis det er en konstant postutveksling, skal navnet bli utelatt etter den første e-posten.

En god og forståelig e-post er ikke bare basert på innholdet i meldingen, mesteparten av tiden er det skriving og måte å uttrykke det innholdet som er viktig for å oppfylle målet med nevnte e-post.