Nedadgående kommunikasjon: egenskaper, fordeler, ulemper og eksempler

Nedadgående kommunikasjon, fra ledelse til ansatte, oppstår når informasjon og meldinger strømmer ned gjennom den formelle kommandoen eller hierarkiske strukturen til en organisasjon.

Med andre ord begynner meldinger og ordrer på toppnivåene i organisasjonshierarkiet og beveger seg mot lavere nivåer. Svarene på den synkende kommunikasjonen går ned på samme sti.

Top-down kommunikasjon er prosessen med toppledelsen når det gjelder konklusjoner, som endrer eller forbedrer arbeidsplassen eller forretningssystemene. Disse konklusjonene kommuniseres deretter til de ansatte, som arbeider for å oppnå målene, med andre ansatte eller individuelt.

Noen lavere nivåledere kan gi informasjon om hvordan man oppnår det ultimate målet. De har imidlertid ikke mulighet til å endre retningslinjer, uten godkjenning av høyeste ledelsesnivå.

Denne typen kommunikasjon innebærer styring av et prosjekt. Det vil si, lederen har full kontroll over delegering av oppgaver, etablering av kalenderen og prosjektets frister.

funksjoner

Downlink-kommunikasjon er nyttig for ledere å informere ansatte om organisasjonens visjon, oppdrag, mål, mål, retningslinjer og prosedyrer.

Det kan ta form av muntlig kommunikasjon: ansikt til ansikt samtale, møter, taler, konferanser etc. eller skriftlig kommunikasjon: manual, meldinger, rundskrivelser, digitale nyheter, advarsler, etc.

Downlink-kommunikasjon kan øke bruken av bestemte programmer på arbeidsplassen ved å gjøre medarbeiderne oppmerksomme på tilgjengeligheten deres, tydelig forklare hvordan du får tilgang til og bruker tjenester, og viser at ledelsen støtter og verdier disse programmene.

Med en synkende kommunikasjon er det opp til lederen å fullt ut skille styrken og svakhetene til hvert medlem av teamet og delegere de aktuelle oppgavene.

enveis

Mens downlink-kommunikasjon noen ganger kan invitere et svar, er det generelt ensrettet snarere enn gjensidig: kommunikasjonsnivået på høyere nivå inviterer ikke eller forventer et svar fra mottakeren på lavere nivå.

Forskjeller i erfaring, kunnskap, autoritetsnivå og status kan gjøre det svært sannsynlig at avsenderen og mottakeren ikke deler de samme forutsetningene eller forståelsen av konteksten, noe som kan føre til at meldingene misforstår eller misforstår.

Å sikre at nedadgående kommunikasjon er effektiv er ikke nødvendigvis en enkel oppgave.

Å skape tydelig og utvetydig kommunikasjon, opprettholde en respektfull tone, kan overvinne disse problemene og øke effektiviteten.

nytte

Alle aspekter må tas i betraktning, spesielt hvordan en beslutning vil påvirke medarbeiderne. Dette er grunnen til at top-down kommunikasjon er spesielt gunstig for organisasjoner med talentfulle og kunnskapsrike ledere.

Organisasjonsdisiplin

Nedadgående kommunikasjon følger organisasjonens hierarki. Dette innebærer at organisatorisk disiplin og medlemskompetanse er mye lettere å vedlikeholde.

effektivitet

Nedadgående kommunikasjon gir underordnede med nødvendige orienteringer, ordre, instruksjoner og forklaringer om ulike komplekse problemer. Dette til slutt øker effektiviteten til de ansatte.

Det gir effektivitet fordi instruksjoner og informasjon kommer fra kilder til makt, som kan koordinere aktiviteter fra toppen av organisasjonen.

Effektiv kommunikasjon av mål

Toppledelsen kan enkelt formidle mål og tildele ansvar med hensyn til å nå disse målene.

Å ta beslutninger fra ovenfor gjør at ledere har klare mål og forventninger. Det gir også medarbeidere mer tid til å fokusere på arbeidsoppgavene, enn å delta på møter der potensielle selskapsretninger blir diskutert.

Enkel delegering

Delegering er mye lettere hvis den kommer direkte fra den vertikale kommunikasjonsstrukturen som representerer kommandoen.

Når en sterk leder er i forkant, kan ledere ta ansvaret raskt og effektivt. Tilordne også oppgaver til lag eller ansatte og opprett faste frister.

ulemper

Med bare toppledere som tar beslutninger, kan deres konklusjoner betraktes som manglende kreativitet og skadelig for overordnet ytelse.

forvrengning

Nedlink kommunikasjon kan bli forvrengt når de beveger seg gjennom flere nivåer av organisasjonen.

Langsom tilbakemelding

Det tar tid for meldingene å gå ned gjennom hele organisasjonen og deretter opp gjennom organisasjonen, og deretter gå ned igjen. Dette betyr at tilbakemeldingen kan være sakte, noe som resulterer i problemer, spesielt i et dynamisk miljø.

Tolkeproblemer

Downlink-kommunikasjon presenterer tolkningsproblemer på grunn av forvrengningseffekten og den langsomme tilbakemelding for å klargjøre meldingen.

Forverring av forholdet

Å ha en stor avhengighet av nedadgående kommunikasjon forverrer forholdet mellom arbeidere og ledere. Dette skyldes at det ikke gir noen direkte kommunikasjons rekkevidde mellom dem.

Reduserer motivasjon

Gitt tiden kommunikasjonen tar, og problemet med forvrengte meldinger, kan nedadgående kommunikasjon ha en negativ innvirkning på organisatorisk motivasjon.

Når det brukes riktig, kan downlink-kommunikasjon bidra til å etablere en klar visjon for selskapets ledelse. Men det kan lett bli sett på som sjef eller diktatorisk.

Spesielt med en svak leder, kan ansatte vokse seg og utfordre ensidige beslutninger. Derfor er nedadgående kommunikasjon ikke det beste for bedrifter som sliter med å implementere endring effektivt.

eksempler

Eksempler på nedadgående kommunikasjon inkluderer å forklare oppdrag og strategi for en organisasjon eller forklare organisasjonsvisjonen. Effektiv downlink-kommunikasjon gir ansatte en klar forståelse av meldingen de har mottatt.

Enten informativ eller overbevisende, effektiv nedadgående kommunikasjon får mottakerne til å handle eller oppføre seg i henhold til kommunikatørens forventninger.

På jobb er lederens veiledning til ansatte den mest grunnleggende form for nedadgående kommunikasjon. Disse kan skrives manualer, instruksjoner, notater, retningslinjer eller muntlige presentasjoner.

Et annet eksempel på nedadgående kommunikasjon er et styre som instruerer ledelsen om å ta en bestemt handling.

organisasjoner

De fleste organisasjoner opererer med noen form for downlink-kommunikasjon. Noen kjente eksempler er Trump Organisation, Helmsley Hotels og Martha Stewart Living.

Disse selskapene er gode eksempler fordi de ble ledet av tre svært kraftige og kunnskapsrike personer som klarte å kunne ta alle beslutninger om retningen til selskapet.

Bedrifter i høyt regulerte næringer er også mer sannsynlig å bruke downlink-kommunikasjon, som banker og finansinstitusjoner.