Bedriftshåndbok for et selskap: Hva det tjener, hvordan å forberede det

Håndboken for en bedrift er et skriftlig dokument som viser trinnvise instruksjoner om hvordan du fullfører en jobboppgave eller hvordan du skal håndtere en bestemt situasjon når den oppstår på arbeidsplassen. Den inneholder selskapets beste praksis og beskrivelsene av de viktigste forretningsprosessene.

Denne håndboken inneholder også metoder og standarder for hvordan arbeidet forventes utført. Opprettelsen av prosedyrhåndboken gjør det mulig å kanalisere selskapet mot vekst, forenkle opplæringen og legge til rette for sin evne til å skalere.

Denne håndboken kan være et tre-ring bindemiddel, en mappe på en delt nettverkstasjon eller en automatisk versjon publisert på nettet, ved hjelp av en prosesshåndteringsprogramvare. Alle bør forstå hva prosedyrhåndboken er laget av og hvor den kan bli funnet når noen trenger det.

Å skrive en prosedyrhåndbok krever at trinnene involvert i en bestemt prosess klart forstås. Etter hvert som selskapet vokser, vil det bli behov for nye prosedyrer. Håndboken for prosedyrer kan også betraktes som et prosedyrebibliotek.

Håndboken inneholder eksempler på prosedyrer som kan brukes som modell for nye operasjonsprosedyrer. Alle ansatte i organisasjonen må utdannes i selskapets retningslinjer og prosedyrer; De bør alltid ha umiddelbar tilgang til en prosedyrhåndbok.

Hva er det for?

Ved bruk av en velskrevet prosedyrhåndbok kan et selskap lettere lette opplæringen av nye ansatte.

Utover trening gir en prosedyrhåndbok nåværende gruppemedlemmer en ressurs for å lære de minst brukte prosedyrene, slik at de utføres med riktig formalitet, opprettholder kvalitetskontroll.

Ansatte må forstå hva som forventes av dem. Tilsynsførere trenger en prosedyrerhåndbok for å håndtere forretningsprosesser. Ved å dokumentere standarder, er det viktig for vekst, kvalitet og kundetilfredshet blir kommunisert.

Gjennom retningslinjer og prosedyrer som påvirker et funksjonsområde, er frontlinjearbeidere bemyndiget til å ta effektive og tidsbesparende beslutninger.

En effektiv prosedyrhåndbok gir riktige metoder for interdepartmental kommunikasjon, gjør at ansatte kan jobbe sammen for å løse løpende forretningsproblemer uten å kreve unødvendig tilsynsmessig engasjement.

Målet med prosedyrhåndboken bør være å organisere forskjellige innhold for å gjenspeile både måter og kommunikasjonsmåte for selskapet, å utføre tjenesten eller produsere produktet til laveste pris og på kortest mulig tid.

Den har den ekstra fordelen ved å opprettholde jobbtilfredshet og høy ansattes motivasjon.

Hvordan gjøre det?

Før du utvikler en prosedyrerhåndbok, er det viktig å forstå forskjellen mellom politikk, sentral prosess og prosedyre.

- Politikk er settet med grunnleggende prinsipper og tilhørende retningslinjer formulert og anvendt av ledelsen av en organisasjon, for å rette og begrense sine handlinger i arbeidet med langsiktige mål.

- Grunnleggende prosess er sekvensen av gjensidige og koblede prosedyrer, som i hvert trinn forbruker en eller flere ressurser (arbeidstid, energi, maskiner, penger) for å konvertere inngangene til produkter. Disse resultatene fungerer som innganger for neste trinn til et kjent mål eller sluttresultat er nådd.

- Prosedyre er en sekvens av aktiviteter eller et fast tiltak, definert av trinn (som inneholder et klart definert start- og sluttpunkt) som må utføres i samme rekkefølge for å angi en oppgave korrekt.

Definer de sentrale prosessene

Alle sentrale prosesser som selskapet har må vurderes. Du begynner med å definere hvilke prosesser som vil bli avgrenset og kartlagt i prosedyrhåndboken, og opprette et sammendrag av alle prosedyrene du vil inkludere.

Selv om det er mulig at hver prosess ikke er plassert, er det viktig å etablere de mest fundamentale og viktige. For eksempel kan en restaurant definere sentrale prosesser på hvordan en bestemt tallerken er laget, men like viktig er prosessen med å rense restauranten.

En liste over kjerneprosessene som må dekkes, må opprettes slik at hver enkelt kan integreres i prosedyrens håndbok etter kartlegging. Ordningen vil fungere som en veiledning for å sikre at du ikke forlater noen av oppgavene når du begynner å skrive håndboken.

Skriv inn en introduksjon

Ta med en kort beskrivelse av hva som er inkludert i håndboken, som er direkte adressert til folkene som vil bruke håndboken, hva leserne kan forvente når man bruker håndboken og den beste måten å bruke håndboken på (dvs. "les den fra start til slutt"). slutte »eller« bruk det som en referanse for å lete etter prosedyrer etter behov »).

Opprett et flytskjema for hver prosess

Hver prosess er definert av trinnene eller oppgavene som er nødvendige for å fullføre den. Hvis et trinn utelates, kan det bety at du mister eller forsinker en bestilling, eller har et defekt sluttprodukt. Etablering av et flytskjema er å definere arbeidsflyten.

For å fullføre en manuell må du starte med en prosess om gangen: start med den første skjemaprosessen. Trinnene som er nødvendige for å fullføre prosessen, beskrives, og detaljene returneres og skrives for hvert trinn.

Du må sørge for at hvert trinn er klart og konsistent. Hvert trinn skal gi nok detaljer slik at alle kan følge instruksjonene.

For eksempel, anta at en prosedyre for salgsprosessen blir opprettet ved et krav på Internett. For det første er det laget et flytskjema om hvordan den potensielle kunden i utgangspunktet blir kontaktet etter å ha bedt om informasjonen: via telefon, e-post eller tekstmelding.

Hvis prospektet ikke kunne kontaktes først, beregnes det hvor mange ganger salgsteamet følger opp med spesifikke skript for hver kontakt.

Når klienten blir kontaktet, tildeles et annet skript, samt et sett med oppfølging, avhengig av om klienten kjøpte produktet eller bestemte seg for å vente.

Gi prosedyren til noen andre for å lese den

Det er viktig å ha en medarbeider eller noen du kjenner, les den og følg instruksjonene som de er skrevet. Denne personen kan gi verdifulle kommentarer hvis det finnes trinn som du ikke kunne fullføre eller ikke forstod.

Prosedyren er feilsøkt basert på kommentarene. Du må kanskje skrive om, redigere eller legge til noe i instruksjonene.

Lag sjekklister og skjemaer

For enhver prosess er det lettere for lagmedlemmer å følge et skjema eller en sjekkliste. Derfor må en detaljert mal utvikles, basert på den kartlagte prosessen.

Hvis du trenger å samle spesifikk informasjon når klienten kommer inn, må du sørge for at malen har all nødvendig informasjon, presentert på en kort måte.

Det bør ikke antas at lagmedlemmer husker alt som prosedyren indikerer, spesielt når en klient sitter foran dem. Tjeklister og skjemaer skal integreres som et vedlegg til flytskjemaet og trinnene i prosessen.

Integrer den i en prosedyrerhåndbok

Etter at et flytskjema har blitt tildelt hver prosess, og alle støttedokumentmaler er blitt opprettet, er de integrert i en komplett prosedyrehåndbok. Håndboken er organisert basert på avdelingene.

For eksempel kan prosedyringsmanualen ha seksjonene "Salg", "Operasjoner" og "Distribusjon". Hver del er delt inn i de sentrale prosessene til den avdelingen, generelt i den rekkefølge som hver sentral prosess utføres i den generelle leveransen av produktene.

I delen "Distribusjon" kan du ha flere hovedprosesser, for eksempel "Oppnå bestillingen", "Emballasje for levering", "Frakt" og "Oppfølging".

Prosedyrehåndboken er organisert med en innholdsfortegnelse og hver prosedyre er tydelig oppført med en dristig titteloverskrift.

Den inneholder et deksel med navnet på håndboken, en innholdsfortegnelse, innledningen og prosedyrene i rekkefølgen av innholdsfortegnelsen.

Selv faner kan plasseres for gruppemedlemmer for å enkelt gjennomgå håndboken, for å hjelpe dem med å finne de relevante prosedyrene i avdelingene sine.

Til slutt kopiene er laget og distribuert. Kontinuerlig tilbakemelding må oppfordres og manualen oppdateres når det er nødvendig. Det bør være en håndbok tilgjengelig i et bestemt område på hvert funksjonell sted, ved hjelp av retningslinjer og prosedyrer.