Perpetual lager system: ytelse, fordeler
Det evigvarende varesystemet er en metode for regnskapsføring av beholdning som umiddelbart registrerer salg eller kjøp av lager gjennom bruk av datastyrte systemer og forretningsmessig forvaltningssystem.
Den viser en ganske detaljert oversikt over endringene i varelageret med umiddelbare rapporter om mengden lagerbeholdning på lager, og gjenspeiler nøyaktig nivået på de tilgjengelige varene.
Perpetual inventory er den foretrukne metoden for å spore inventar, siden den kontinuerlig kan generere rimelig nøyaktige resultater, hvis det er riktig administrert.
Som et selskap, å ha mer oversikt over hva som trengs er dyrt og kan generere avfall. På den annen side har det svært lite at du risikerer å skuffe kunder og mister salgsinntekter hos dine konkurrenter.
Siden evigvarende lagerprogramvare alltid er oppdatert, har den øyeblikkelig synlighet av lagernivåene, slik at den kan reagere raskere på endringer i etterspørselen.
Hvordan virker prosedyren?
Med det evigvarende oppstillingssystemet oppdaterer et selskap kontinuerlig lagerregistrene, regnskapsfører tillegg og subtraheringer for aktiviteter som:
- Kjøpte vareposter.
- Varer solgt fra lager.
- Materialer tatt fra lageret som skal brukes i produksjonen.
- Fjerne artikler.
Systemet fungerer perfekt når det er koblet til en database, oppdatert i sanntid av lagerpersonell gjennom strekkodeskannere eller av leverandører som bruker terminaler for salgssteder.
Periodisk beholdning versus evigvarende beholdning
Tradisjonelt, hvis du ønsket å vite hvor mange elementer som var tilgjengelige i lageret, måtte du utføre en fysisk telling og avstemme den med manuelle eller automatiserte systemer basert på mye.
Selskaper utgjorde fysisk aksjer ved utgangen av en gitt periode, og varelager ble oppdatert på den tiden. Dette er kjent som et periodisk lager system, fordi informasjonen oppdateres periodisk.
Det evigvarende beholdningssystemet bruker lagerstyringsprogramvare og prosesser som tillater oppdatering av lagerbeholdninger i sanntid.
Ansatte bruker strekkodeskannere til å registrere salg, kjøp eller retur når de oppstår.
Denne informasjonen sendes til en database som oppdateres kontinuerlig for å registrere hver endring. Den evige oppdateringen av beholdningen er hva som gir systemet navnet sitt og skiller det fra den periodiske tilnærmingen.
Perpetual inventar kontoer
Under dette systemet trenger du ikke å opprettholde en kjøpskonto fordi lagerkontoen belastes direkte ved hvert kjøp av varer.
Kontoer som skal legges inn i dette systemet er:
- Når varene er kjøpt for å bli lagret i varelageret:
- Når utgifter påløper som frakt, forsikring mv., Legges til kostnaden for varene:
- Hvis varen returneres til leverandøren:
- Når varen er solgt:
- Hvis varene returneres av kunder:
- Når en forskjell er funnet mellom mengden av lagerkonto og fysisk telle:
nytte
Det gir en presis erstatning
Endringer i lagerbeholdning registreres i sanntid, når du kjøper og selger lager. Dette gjør det mulig å produsere rapporter som umiddelbart identifiserer lagerelementer som kjører ut.
Oppdag nedgangen og tyveri
I et periodisk varesystem er lagerbeholdningen ved utgangen av perioden justert, validering av den fysiske beholdningen. Dette skjuler tyveri, krymping eller feil i tellingen, når denne justeringen overføres til kosterkontoen for varer som selges.
Et evig system vil sammenligne verdien av beholdningen i systemet med slutten av perioden og lar deg undersøke eventuelle uoverensstemmelser.
Produserer mer nøyaktige mellomliggende regnskap
Fordi inventarverdiene ikke endres i perioden, er både lagerregnskapet i balansen og kosterkontoen for varer som er solgt i resultatregnskapet feil i hele perioden. perioden.
Et evig system opprettholder de riktige beløpene og gir et mer nøyaktig sett med regnskap over hele perioden.
Nærmere styring av lagernivå
Lagernivåene er alltid korrekte og kan nås på nettet når som helst. Du kan beregne omsetningsraten din riktig for å se om salget avtar, eller hvis produktene ikke lenger selges raskt.
Integrasjon med andre kommersielle systemer
Real-time inventarinformasjon er viktig for finans- og regnskapsteam. Integrasjonen av varesystemet med finansielle systemer bidrar til å sikre nøyaktige skatte- og lovgivningsrapporter.
Selgere kan gi en bedre kundeopplevelse, som direkte påvirker sitt rykte. Integrasjonen med markedsføringssystemer gir teamet et nåværende øyeblikksbilde av hva som selges og hva som ikke er.
ulemper
Høye kostnader ved gjennomføring
For å kunne bruke det evigvarende oppstillingssystemet må et selskap først installere spesialisert utstyr og programvare. Det krever en stor innledende investering, mange ressurser og tid for å implementere systemet riktig.
Etter at du har installert nødvendig utstyr og programvare, vil vedlikehold og periodiske oppdateringer fortsette å være obligatorisk, noe som koster selskapene enda mer.
Større kompleksitet
Det krever at selskaper tilbyr opplæring til hver ansatt på grunn av systemets kompleksitet.
Ansatte vil trenge opplæring om hvordan man bruker selskapets spesifikke programvare og får også opplæring om bruk av spesialutstyr, for eksempel skannere.
Registrert beholdning kan ikke gjenspeile den faktiske beholdningen
Det kan være en ulempe at transaksjoner registreres så snart de finner sted, fordi den registrerte beholdningen kanskje ikke reflekterer den faktiske beholdningen over tid.
Dette skyldes at i et evigvarende lager system, er ikke fysiske beholdningstall ofte brukt.
Med et større antall mennesker som går inn i transaksjoner i systemet, antar selskapet en større risiko for å gjøre feil på grunn av menneskelig feil.
Mer forbrukstid
Med det periodiske beholdningssystemet tildeler selskaper litt tid til å registrere varebeholdninger.
De kan registreres ukentlig, månedlig eller årlig. Dette gjør at det periodiske beholdningssystemet forbruker mindre tid enn det evigvarende beholdningssystemet.
Med evig system må hver transaksjon registreres umiddelbart. Revisorer bør gjennomgå transaksjoner for å sikre at de er riktige, og at fysiske beholdninger fortsatt må gjøres for å finne avvik i tallene.
