De 7 mest fremragende administratorfunksjonene

Funksjonene til en administrator er oppgavene som er utført med sikte på å oppnå effektivitet i ethvert prosjekt som gjennomføres. De må sikte på en konstant forbedring i styringen av ressurser, personell, utstyr, materialer, penger og menneskelige relasjoner.

Administratoren er ansvarlig for å gjøre det som er nødvendig for å oppnå forretningsmål.

Ifølge administrerende direktør Peter Drucker er den primære funksjonen til en administrator å "lede ressursene og innsatsen til organisasjonen mot mulighetene som gjør det mulig å få økonomisk signifikante resultater".

Professor Henry Mintzberg sier for sin del at en administrator kontrollerer, utfører, styrer, analyserer, kommuniserer, kobler, planlegger, leder, forhandler, motiverer og tar beslutninger.

Dette betyr at en administrator krever meget solide tekniske ferdigheter, men også mellommenneskelige ferdigheter som tillater ham å påta seg sitt lederskap på en tilstrekkelig måte.

Innenfor organisasjonsstrukturen er en administrator vanligvis plassert i ledelsen eller i forvaltningen av kommersiell drift.

De 7 hovedfunksjonene til en administrator

Selv om administratoren tilpasser sine aktiviteter til arten og behovene til organisasjonen som den fungerer, kan det sies at hovedfunksjonene er:

1- Planlegging

Dette er en av de første funksjonene til en administrator, siden det innebærer begrunnelse om de ulike aspektene ved driften av en forretningsidé.

Denne profesjonelle må utforme planene basert på informasjon om miljøet og forretningsmålet. Disse planene må inneholde klare, korte og langsiktige mål.

For at denne funksjonen skal oppfylles fullt ut, er det viktig at administratoren kontinuerlig overvåker miljøet, slik at den på passende vis tar opp mulighetene og truslene mot virksomheten.

2- organisasjon

Denne funksjonen innebærer koordinering av innsats og ressurser i et selskap mot en eller flere kollektive mål.

Det handler om å tilpasse organisasjonsstrukturen og tildele økonomiske og menneskelige ressurser i henhold til den definerte planen.

3- Representasjon

Administratoren kan representere selskapet i forhandlinger med et reguleringsorgan i et land, og også i finanspolitikken i organisasjonen.

Også signaturen til en administrator er svært viktig i forretningsvirksomheten til bedriftens eiendeler.

En administrator kan være talsmann for organisasjonen før media, for å diskutere bestemte saker på vegne av selskapet.

Kort sagt, disse er juridiske, seremonielle og symbolske aktiviteter i organisasjonens navn. Noen av dem kan undertegne offisielle dokumenter, betjene kunder, kjøpere og offisielle besøk, og presidere over bestemte møter og seremonier.

Selv om de er oppgaver som virker trivielle og ikke innebærer beslutninger, er de viktige for at en organisasjon skal fungere tilfredsstillende.

4- Budsjettadministrasjon

Denne funksjonen er iboende av sin stilling og har å gjøre med oppdraget å administrere og / eller administrere budsjettet til selskapet, og søker størst profitt med den optimale investeringen i økonomiske, materielle og menneskelige ressurser.

Faktisk er administratoren den som gjør pengeoverføringene mellom og fra selskapets kontoer.

Det vil si at det er den personen som programmerer og godkjenner tildeling av budsjett til hvert område og / eller prosjekt av selskapet; bestemmer hvem som mottar hva, når det gjelder menneskelige, økonomiske og tidsmessige ressurser.

I denne forstand forvalter den prioritetene, og er tilstede i definisjonen av lønnsøkninger og i diskusjonen av kollektive avtaler i de tilfellene som gjelder.

Administratoren er også oppsynsmann i selskapets eiendeler. Dette betyr at det er ditt ansvar å avgjøre når og hvordan du skal avhende disse eiendelene.

Dette betyr også at du er personlig ansvarlig i tilfelle tap eller konkurs. Og det er til stede i investerings- og kjøps- og salgsvirksomheten der selskapet opererer.

5- Ansvarlighet

Administratoren må være ansvarlig for presidenten og aksjonærene i selskapet.

Det rapporterer også til reguleringsinstansene for å holde medborgerens handling oppdatert, gitt at han er juridisk representant for selskapet.

På samme måte samler administratoren rapportene fra de ulike adressene til selskapet, for å konsolidere alle dataene i et enkelt dokument som gjenspeiler ytelsen til virksomheten.

6- Lederskap

Administratoren vil til slutt måtte lede og overvåke en gruppe mennesker som støtter ham i sine oppgaver.

Dette innebærer at personen som påtar seg denne stillingen må ha mellommenneskelige ferdigheter som tillater ham å kommunisere positivt og effektivt med de ansatte under hans kommando.

På samme måte, og som enhver leder, må du delegere myndighet og ansvar til andre.

Du må også forberede deg til å lytte, trene, motivere og evaluere ytelsen til dine ansatte.

På den annen side er administrator ofte involvert i ansettelses- og treningspersonell.

I denne forstand er det avgjørende at administratoren forsøker å forene de individuelle behovene til de ansatte med målene i organisasjonen.

Det ledelsen innebærer også at den må være proaktiv i forhold til de beste måtene å oppfylle sitt oppdrag.

Dette innebærer at det er ideelt for administratoren å påta seg en entreprenørskaps- og kreativ rolle, og foreslå nye og bedre måter for selskapet å operere.

7- Link eller kommunikasjon

Administratorens arbeid vil også fungere som en sammenheng mellom ledelsen og resten av selskapets ansatte.

På samme måte bygger det broer mellom organisasjonen og aktørene i sitt ytre miljø, spesielt med statlige enheter.

Med kreditorene og leverandørene av selskapet må forholdet være respektfullt, profesjonelt og hjertelig, så administratoren må ta vare på dette arbeidet.

For å fullføre denne funksjonen, må administratoren gjøre relevant informasjon tilgjengelig for alle involverte i organisasjonen.

På samme måte må det skape et relevant, bredt og mangfoldig kontaktnett, og må utvikle med seg de mest relevante og effektive kommunikasjonsmidler, slik at informasjonen formidles, er så rettidig og så pålitelig som mulig.

Ledelsesrollen som en administrator har, gir makter som offisiell informasjonsformidler innen selskapet.

Når ansatte finner det vanskelig å kommunisere med hverandre, bygger administratoren broer mellom dem.

Sistnevnte gjelder også i tilfelle konflikter. Der er administratorens forsonende rolle nøkkelen.

Kort sagt oppfyller administratoren viktige funksjoner i en organisasjon, siden det bidrar til at alt og alle innen et selskap er orientert mot å oppnå et felles mål.