Administrativ kontroll: styringssystemer, mål, fordeler, eksempler

Administrativ kontroll er definert som prosessen hvor ledere påvirker andre medlemmer av organisasjonen for å implementere strategier. Den utføres basert på informasjonen mottatt av lederne.

Det handler om koordinering, ressursallokering, motivasjon og ytelsesmåling. Utøvelsen av styringskontroll og utforming av styringssystemer er basert på en rekke faglige disipliner.

Administrativ kontroll innebærer en omfattende måling. Derfor er det relatert og krever bidrag fra regnskap, spesielt ledelsesregnskap. For det andre innebærer det ressursfordelingsbeslutninger. Derfor er det relatert og krever bidrag fra økonomien, spesielt fra lederøkonomien.

For det tredje innebærer det kommunikasjon og arbeidsmotivasjon. Dette betyr at det er relatert og krever bidrag fra sosialpsykologi, spesielt organisatorisk atferd.

Dårlig kontroll i et selskap utgjør betydelige trusler, som ineffektiv ressursbruk, bearbeidingsfeil, redusert lønnsomhet, manglende etterlevelse av regelverk og tyveri eller misbruk av eiendeler av ansatte.

Planlegging og kontroll

Det er en nær sammenheng mellom planlegging og kontroll. Planlegging er en prosess hvor målene for en organisasjon og metodene for å nå målene blir etablert. Kontroll er en prosess som måler og styrer den faktiske ytelsen mot de planlagte målene for organisasjonen.

Når strategiene er etablert og planene er gjort, er ledelsens hovedoppgave å iverksette tiltak for å garantere at disse planene utføres eller, hvis vilkårene krever det, at planene er endret.

Administrativ kontroll er en av lederfunksjonene, som planlegging, organisering, tilsyn og retning.

Det er en viktig funksjon, fordi det bidrar til å verifisere feilene og ta korrigerende tiltak for å minimere standardavviket og oppnå de etablerte målene for organisasjonen på ønsket måte.

Administrativ kontroll kan defineres som funksjonen til systemet som justerer operasjoner som nødvendig for å oppnå planen, eller for å holde variasjoner i systemmål innenfor de tillatte grensene.

Administrative kontrollsystemer

De er systemer som samler inn og bruker informasjon for å evaluere ytelsen til ulike forretningsmessige ressurser, som menneskelig, fysisk, finansiell og organisasjon generelt, som et resultat av forvaltningsstrategiene forfulgt.

Derfor er de sett med formelle prosedyrer som er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Ledere bruker det til å opprettholde eller endre standarder i organisasjonens aktiviteter.

Å være en integrert del av hele styringssystemet til et selskap, er målet å garantere fullstendig og rettidig implementering av styringsplaner og -politikker.

De kan variere fra hvordan leveranser blir bedt om hvordan bruken av eiendeler er planlagt, jobber er tildelt eller lagerbeholdningen styres.

Et administrativt kontrollsystem er måten ledere kan dokumentere sine organisasjonsstrategier eller -politikker på. På samme måte er det en måte å evaluere ytelsen til interne bedriftsprosesser, sammenligne dem med de oppgitte målene og retningslinjene.

Forretningsverktøy

Det administrative kontrollsystemet er et forretningsverktøy som kan gi en indikasjon på hvor godt en organisasjon utfører i henhold til målene sine.

Administrative kontroller er imidlertid bare ett av verktøyene som ledere bruker til å implementere de ønskede strategiene.

Strategiene implementeres ikke bare gjennom administrative kontroller, men også med organisasjonsstrukturen, styringen av menneskelige ressurser og organisasjonskulturen.

komponenter

Det administrative kontrollsystemet er et verktøy for å hjelpe ledelsen til å lede en organisasjon mot sine strategiske mål og dens konkurransefortrinn. Det er generelt forstått at det har tre komponenter:

- Etablering av standarder.

- Måling av faktisk ytelse mot disse standardene.

- Ta korrigerende tiltak mot avvik fra reglene og planene.

vanskeligheter

Det er to vanlige vanskeligheter som omgir de administrative kontrollsystemene i selskapene.

- For å kunne gjenkjenne områdene der større kontroll er nødvendig.

- Å kunne gjenkjenne når eksisterende kontroller er ineffektive eller defekte.

målsettinger

Målene med administrativ kontroll refererer til påliteligheten av finansiell informasjon, rettidig tilbakemelding om oppnåelse av operasjonelle eller strategiske mål og overholdelse av lover og forskrifter.

Feilsøking

En uregelmessighet i administrasjonen av selskapet kan skade oppnåelsen av de generelle målene i et selskap, noe som gjør det mulig å miste bakken mot konkurransen og til den kompromitterer sin egen overlevelse.

Derfor blir det viktig å raskt oppdage abnormiteter. På samme måte kan forskjellige kretser og områder identifiseres som, selv om de ikke påvirkes av uregelmessigheter eller alvorlige feil, kan optimaliseres for selskapets generelle velferd.

Bevis for at alt fungerer riktig

Den administrative kontrollen kontrollerer at alt fungerer bra, og at både de foreslåtte målene og nivåene som er etablert på administrativt nivå med hensyn til fortjeneste, salg, sikkerhet mv, blir møtt uten vesentlige endringer.

På denne måten blir selskapet sikrere, dets standarder og operative beslutningsprosesser blir mer solide.

Gjør når det er nødvendig

Det er ikke særlig nyttig å oppdage en situasjon hvis det ikke tas konkrete tiltak for å omdirigere en negativ omstendighet, takket være den detaljerte og konkrete informasjonen gitt av den administrative kontrollen.

Kommunisere og motivere arbeidstakere

Den nøyaktige kunnskapen om selskapets tilstand, inkludert feil, problemer og korrekt håndterte aspekter, fremmer en bedre kommunikasjon med arbeidstakere, motiverer dem til å sikre at de nødvendige aspektene blir bedre, eller at den riktige linjen følges.

Gjennomfør forebyggende tiltak

Den for tidlige diagnosen av spesifikke problemer som oppdages av administrativ kontroll gjør korrigerende tiltak unødvendig, da de erstattes av bare forebyggende tiltak.

nytte

Den største fordelen med administrativ kontroll er at den skaper en retningssyklus og styring for bedriftsledelse. Beslutningstaking er strømlinjeformet med færre involverte personer.

Det hjelper lederne til å måle den virkelige ytelsen og som en veiledning mot å nå målene.

Hjelp til desentralisering

Den moderne tendensen til bedriftsorganisasjoner er mot desentralisering, som krever et kontrollsystem.

I desentralisering er beslutningsprosesser spredt over hele organisasjonen.

Ledelsen må holde kontrollen i hånden for å vite om myndigheten blir brukt riktig. Uten tilstrekkelig administrativ kontroll kan desentralisering ikke lykkes.

Hjelp med koordinering

Størrelsen på moderne selskaper øker. En stor del av kapitalen og et stort antall personer er ansatt i dem.

Dette skaper problemet med riktig kontroll, siden det er mange divisjoner som produserer og distribuerer ulike produkter. For å koordinere sine aktiviteter er det nødvendig med et kontrollsystem.

Forenkle tilsynet

Forenkler tilsynet med signifikante avvik. Holder ansatte i kontroll

Et godt kontrollsystem oppdager svake punkter veldig raskt. Dette bidrar til å utvide omfanget av kontroll på alle nivåer.

Øk motivasjonen

Kontrollteknikkene skaper en atmosfære av orden og disiplin i organisasjonen, ved å finne avvikene og identifisere faktorene som er ansvarlige for dem.

Dette øker motivasjonen til de ansatte, fordi de kjenner arbeidet som de anses ansvarlige for.

ulemper

En ulempe med administrativ kontroll er at den kan motvirke kreativitet og innovasjon ved å gjøre et selskap mer standardisert og mindre fleksibelt.

Ofte er organisasjoner med streng administrativ kontroll mindre i stand til å tilpasse seg endringer i markedet, deres industri eller det juridiske miljøet, og har begrenset omfang av mulige ideer og planer

Vanskelighetsgrad ved å etablere kvantitative standarder

Administrativ kontroll mister sin effektivitet når ytelsesstandarden ikke kan defineres kvantitativt.

Det er svært vanskelig å etablere en kvantitativ standard for menneskelig oppførsel, nivået på effektivitet, jobbtilfredshet, ansattes motivasjon, etc. I slike tilfeller avhenger forsøket av lederens skjønn.

Det er ingen kontroll over eksterne faktorer

Et selskap kan ikke kontrollere eksterne faktorer, som for eksempel regjeringens politikk, teknologiske endringer, moteendring, endring i konkurransepolitikk mv.

Motstand av ansatte

Grassroots ansatte kan føle seg avvist og misfornøyd fordi de ikke har lov til å presentere sine ideer. Ansatte føler at kontroll reduserer handlingsfriheten. Dette kan føre til en sterk omsetning av personell.

Ansatte motstår ofte kontroll. Som et resultat blir effektiviteten av den redusert

Dyrt virksomhet

For å installere et administrativt kontrollsystem må organisasjonene bruke mye tid og penger.

Fordelene må være mer enn kostnaden som er involvert, da vil kun kontrollen være effektiv, ellers vil det føre til ineffektivitet.

betydning

Uten administrativ kontroll er ledelsesprosessen ufullstendig. I bedrifter oppstår behovet for kontroll på grunn av flere faktorer:

- Det er vanskelig å etablere helt nøyaktige ytelsesstandarder i store organisasjoner. På den annen side trenger en leder all slags rettidig informasjon, som ikke alltid er tilgjengelig. Kontroll er nødvendig for å evaluere nøyaktigheten av standardene.

- Ansatte er betrodd store summere penger og verdifulle ressurser. Men i fravær av kontroll kan ansatte gi inn til fristelser. Et effektivt kontrollsystem bidrar til å minimere uærlig oppførsel hos ansatte.

- I fravær av kontroll, kan ansatte slappe av i deres innsats og deres ytelse kan falle under normalt.

Gjennom kontroll sikres det at ressursene i en organisasjon er oppnådd og effektivt brukt til å oppnå de ønskede målene. Administrativ kontroll gir følgende fordeler:

Verifisering av retningslinjer

Det tillater ledelsen å verifisere kvaliteten på de ulike planene. Derfor kan det avsløre hvilke planer som skal redesignes eller hvilke mål som skal endres.

Endringer i miljøet kan gjøre de opprinnelige planene ikke levedyktige eller mangelfull. Kontrollen bidrar til å gjennomgå og oppdatere planene.

Ledelsesansvar

Selv når en leder tildeler noen aktiviteter og delegerer autoritet til sine underordnede, er han fortsatt ansvarlig for den endelige forestillingen.

Derfor må en leder verifisere ytelsen til underordnede for å sikre at de bruker den delegerte myndigheten på ønsket måte.

Administrativ kontroll tillater ledere å oppfylle sitt ansvar og samtidig delegere myndighet.

motivator

Inspirasjon ansatte til å jobbe hardt og gi bedre ytelse. Når de vet at deres ytelse blir verdsatt og deres belønninger er knyttet til den evalueringen, vil de forsøke å bidra med deres beste innsats.

effektivitet

Kontroll bidrar til effektiviteten av operasjonene, ved å fokusere på oppnåelse av mål. Derfor tillater ledere å oppdage og rette feil før de blir seriøse, og bidrar til å minimere avfall og tap.

eksempler

En administrativ kontroll er enhver prosess, praksis, policy, verktøy, måling eller system som er implementert slik at ledelsen kan lede ressursene til en organisasjon. Følgende er illustrerende eksempler:

Kravskontroll

Formell dokument planene som krav og administrer endringen av disse planene.

Finansielle kontroller

Finansielle kontroller som praksis for å utvikle, overvåke og regnskap for et budsjett.

Ytelse kontroll

Prosessen med å bli enige om et sett med målene med de ansatte og vurdere ytelsen i forhold til disse målene.

tilsyn

Overvåke ytelsen til ansatte for å forbedre produktiviteten, effektiviteten og kvaliteten på arbeidet.

Endre kontroll

Prosessen med å sende, evaluere, godkjenne, prioritere, implementere, kommunisere og gjennomgå endringer i en organisasjon.

Sikkerhetskontroller

Gjennomfør garantier og motforanstaltninger for å unngå fare for mennesker, eiendom og informasjon.

Overensstemmelseskontroller

Gjennomføring av prosesser, prosedyrer, systemer, kontroller, målinger og rapporter for å overholde lover, forskrifter, regler og interne retningslinjer.

benchmarking

Det er den kontinuerlige prosessen med en komparativ vurdering av selskapets resultater mot industri, konkurranse eller nåværende beste praksis.

Kontinuerlig forbedring

Det er den repeterende prosessen med å ta målinger av ting, forbedre dem og måle dem igjen.

Kvalitetskontroll

Kontroller at utgangene er i samsvar med spesifikasjonene. For eksempel implementere en prosess for å teste produktene i en produksjonslinje.

Kvalitetsgaranti

Det er prosessen med å hindre fremtidige kvalitetsfeil. For eksempel, praksis med å undersøke årsaken til alle kvalitetsfeil for å identifisere forbedringer.