Prosjektledelse: faser, mål, fordeler og eksempler

Administrasjon av prosjekter skal følge utøvelsen av begynnelsen, planleggingen, gjennomføringen, kontrollen og nedleggelsen av et lags arbeid for å tilfredsstille konkrete grunner for suksess og oppnå konkrete mål på fastsatt tidspunkt. Derfor er det bruk av ferdigheter, teknikker, kunnskaper og verktøy for å programmere aktiviteter som oppfyller kravene til et prosjekt.

Et prosjekt er et forbigående arbeid som er utformet for å generere et enkelt resultat, en tjeneste eller et produkt med en definert begynnelse og slutt, som gjennomføres for å oppnå bemerkelsesverdige mål og mål, generelt å oppnå en merverdi eller en gunstig forandring.

Den midlertidige kvaliteten på prosjektene er uenig med virksomhetenes rutinemessige operasjoner, som er enkle iterative, semi-permanente eller permanente aktiviteter for å produsere tjenester eller produkter.

Å ikke ha en prosess for å håndtere prosjekter kan resultere i tapt tid, tap av penger og dårlig ytelse.

Kraftig verktøy

Prosjektledelse er et kraftig forretningsverktøy som kan tilby mange fordeler til bedrifter av alle størrelser. Det gir prosesser, retningslinjer og også repeterbare teknikker som hjelper til med å håndtere folket og arbeidet som er involvert i prosjektene.

Det kan øke sjansene for suksess og bidra til å levere prosjekter konsekvent, effektivt, til tiden og innenfor budsjettet.

Ved å implementere grunnleggende prosjektstyringsstrategier, vil de ønskede målene oppnås, og disse målene vil bli oppnådd innen et bestemt tids- og kostnadsdomener.

Sluttresultatet er at alle vil vinne, noe som dermed kan være den beste fordelen for alle for prosjektledelse.

fasene

initiering

Initieringsfasen avgjør arten og omfanget av prosjektet. Du må forstå forretningsmiljøet og også sørge for at nødvendige kontroller innarbeides i prosjektet.

Prosjektets initieringsdokumenter er en serie trusser som brukes til å lage regler for prosjektets varighet. Disse inkluderer:

- Prosjektforslag: ide bak prosjektet, generelt mål, varighet.

- Prosjektets omfang: retning og overvåking av prosjektet.

- Fordeling av arbeidsstruktur: En skala av arbeidet som skal utføres, opp til de daglige oppgavene.

- Matrise av ansvarsoppgave: roller og ansvar tilpasset resultatene.

- Analyse av forretningsbehov og krav til målbare mål.

- Gjennomgang av gjeldende operasjoner.

- Prosjekt charter, inkludert kostnader, oppgaver, leveranser og tidsplaner.

planlegging

Hovedmålet er å planlegge tiden, kostnadene og ressursene til å estimere det nødvendige arbeidet og dermed effektivt håndtere risikoen under gjennomføringen av prosjektet. Det består av å bestemme metodikken for å følge prosjektledelsen.

- Identifiser leveransen og opprett arbeidsstrukturen.

- Identifiser aktivitetene som er nødvendige for å fullføre disse leveransene, og dermed forbinde disse aktivitetene med en logisk sekvens.

- Estimere ressursbehovet for aktiviteter.

- Anslå tid og kostnad for aktivitetene.

- Utvikling av tidsplan og budsjett.

- Risikoplanlegging.

- Få formell godkjenning for å begynne å jobbe.

utførelse

Under utførelsen må du vite hva som er de planlagte frister som må utføres. Utførelsesfasen garanterer at leveransen av prosjektstyringsplanen blir gjort tilsvarende.

Denne fasen innebærer tildeling, koordinering og tilstrekkelig styring av menneskelige ressurser og annen ressurs, for eksempel materialer og budsjetter. Resultatet av denne fasen er prosjektets resultater.

Prosjektdokumentasjon

For å opprettholde budsjettet, omfanget, effektiviteten og også tempoet, må et prosjekt ha fysiske dokumenter knyttet til hver enkelt oppgave.

Med riktig dokumentasjon er det enkelt å se om kravene til et prosjekt er oppfylt eller ikke. Dokumentasjonen gir informasjon om hva som allerede er gjennomført for prosjektet.

Hvis det gjøres riktig, kan dokumentasjonen være ryggraden for et prosjekts suksess.

Overvåking og kontroll

Det består av prosesser som utføres for å observere gjennomføringen av prosjektet, for å identifisere potensielle problemer i tide og korrigerende tiltak kan tas når det er nødvendig for å kontrollere gjennomføringen av prosjektet.

Prosjektets resultater blir observert og målt for å identifisere variasjoner i prosjektstyringsplanen.

Det gir også tilbakemelding mellom prosjektets ulike faser, for å gjennomføre forebyggende eller korrigerende tiltak slik at prosjektstyringsplanen overholdes.

lukking

Den inneholder den formelle gjennomføringen av prosjektet og dens aksept. Administrative aktiviteter inkluderer dokumentasjon av erfaringer. Det består i å fullføre alle aktivitetene i hele settet av prosesser for å formelt lukke prosjektet.

Etter utførelsen gjennomgang er også inkludert i denne fasen. Dette er en viktig fase for prosjektgruppen for å lære av erfaringene og anvende den i fremtidige prosjekter.

Det som fungerte bra, skulle bli observert i prosjektet, og de tingene som ikke fungerte, skulle analyseres for å generere erfaringer.

målsettinger

Målet med prosjektledelsen er å gjennomføre et grundig prosjekt som tilfredsstiller kundens mål.

Vellykket utvikle prosjektfasene

Et prosjekt, uavhengig av størrelsen, innebærer vanligvis fem forskjellige faser av like stor betydning: Initiering, planlegging, gjennomføring, overvåkning og kontroll, lukning.

Utviklingen og gjennomføringen uten problemer og uten avbrudd av alle de foregående fasene garanterer at et prosjekt lykkes.

Kommunisere effektivt

Vær alltid oppmerksom på at suksess eller fiasko i et prosjekt avhenger stort sett av samarbeid. Derfor er nøkkelen til suksess alltid et samarbeid.

For dette formål er det viktig å etablere god kommunikasjon. På den ene siden må informasjonen formuleres på en klar og fullstendig måte, slik at alle forstår det fullt ut. På den annen side må du ha muligheten til å lytte og motta konstruktive kommentarer.

Oppnå hovedformålet med prosjektet

Hovedmålet med prosjektet må være ferdig innen estimert tid, med forventet kvalitet og innenfor budsjettet.

Optimalisering av nødvendige innganger tilordnet og deres søknad for å oppfylle de forhåndsdefinerte målene for prosjektet er et problem der det alltid er rom for forbedring.

Alle prosesser og prosedyrer kan reformeres og oppdateres for å forbedre bærekraften til et prosjekt og også å lede laget gjennom strategien for strategisk forandring.

Produsere et prosjekt som følger kundens mål

Dette kan bety at kundens visjon må adresseres og reformeres, eller forhandles med dem i forhold til prosjektets mål, for å konvertere dem til gjennomførbare mål.

Å tilfredsstille kundens forventninger og holde dem lykkelige fører ikke bare til vellykket samarbeid, noe som kan bidra til å eliminere overraskelser under prosjektgjennomføring, men garanterer også bærekraft i fremtiden.

fordeler

Den største fordelen med prosjektledelsen er at den bidrar til å håndtere prosjekter effektivt. Dette gjør det mulig å løse problemer raskere.

Større effektivitet i levering av tjenester

Prosjektledelse gir en veikart som lett kan følges og fører til gjennomføring av prosjektet. Når du vet hvor du skal unngå potholes, er det logisk å tro at du vil jobbe smartere og mer effektivt.

Kundetilfredshet

Når et prosjekt er ferdig på tid og under budsjett, går klienten glad. Og en glad klient er noen som vil se igjen.

Intelligent prosjektledelse gir verktøyene som tillater dette klient / administratorforholdet å fortsette.

Større effektivitet i tilbudet av tjenester

De samme strategiene som tillates å fullføre et prosjekt vellykket, vil også tjene mange ganger for andre prosjekter.

Forbedrer vekst og utvikling i teamet

Positive resultater gir ikke bare respekt, men inspirerer ofte prosjektgruppen til å fortsette å lete etter måter å utføre mer effektivt.

Større fleksibilitet

Kanskje en av de største fordelene med prosjektledelse er at det gir fleksibilitet. En sikker administrasjon av prosjektet gjør det mulig å spore strategien du ønsker å gjennomføre for at prosjektet skal fullføres.

Men skjønnheten i en slik organisasjon er at hvis du oppdager en mer intelligent vei å ta, kan du ta den. For mange små og mellomstore bedrifter, er dette bare verdt prisen på opptak.

Økt risikovurdering

Når alle spillerne er justert og strategien er på plass, vil potensielle risikoer for slap hoppes over.

Prosjektledelse gir et rødt flagg til rett tid: før du begynner å jobbe med ferdigstillelse av prosjektet.

eksempler

American Airlines

Sammenslåingen av American Airlines med US Airways skapt en overlapping i teknologi og programmer. De visste at regneark ikke var nok til å håndtere komplekse ressurser og prosjekter.

For å få synlighet i bredere divisjons- og globale prioriteringer, begynte de å bruke prosjektledelse for oppføring av personale, ressursforvaltning og kapasitetsplanlegging.

Som et resultat gikk flyselskapet fra å kapitalisere sitt arbeid på informasjonsteknologi fra 10% til 20%. Dette tilsvarer en netto positiv effekt på flere millioner dollar på balansen.

Nå har de tilgang til mer pålitelige og bedre data for å ta kritiske beslutninger om prosjekter og ressurser.

Royal Bank

The Royal Bank of Scotland trengte å implementere konsistente og pålitelige data for å informere økonomiske og ressursbeslutninger. Derfor valgte de prosjektledelse for å øke denne konsistensen. Så de fjernet 35 eldre systemer, mer enn 50 verktøy utviklet av brukere og hundrevis av regneark.

Med data i forskjellige formater og hundrevis av prosjekter som styres av forskjellige systemer, ønsket de å kontrollere dataene sine for å se deres totale kundeportefølje tydeligere.

Om tolv måneder var de i stand til å oppfylle forretningssaken og oppnå en avkastning på investeringen. Underveis har de forbedret gjennomsiktighet og reduserte kostnader i hver forretningsenhet.