Aktivitetsrapport: hva det er, hvordan det gjøres, struktur, eksempel
Aktivitetsrapporten er en detaljert rapport om de daglige organisasjonsaktivitetene. Denne rapporten inneholder data relatert til produksjonsposter, kostnader, ressursutgifter, uttømmende prosessomtaler og til og med regnskap.
Denne rapporten kommer i forskjellige tidsintervaller, men fokuserer generelt på kort sikt. Aktivitetsrapporten kan også endres av interessenter, tilpasse den til deres behov og dermed kunne gi tydeligere opplysninger.
Personer som arbeider i et selskap, forretningspartnere, leverandører og kunder er potensielle mottakere som kan bruke informasjonen i en aktivitetsrapport.
Denne periodiske oppdateringen kan nå mange publikum lønnsomt hvis den publiseres online eller sendes til en stor e-postgruppe gjennom et vedlegg.
Å dele en aktivitetsrapport gjør det lettere å holde folk informert om forretningsforhold, slik at de kan ta bedre beslutninger.
Hva består det av?
Aktivitetsrapporten er en prosessrapport om de operasjonelle detaljene som presenteres av den nåværende aktiviteten til et arbeidsteam. Målet er å støtte organisasjonens daglige aktiviteter.
Informasjonen i aktivitetsrapporten innebærer viktig informasjon om forpliktelser, rutiner, stilling og utvikling av ledelsen og selve prosjektet.
Arbeidsgrupper utfører aktivitetsrapporter, inkludert lagmedlemmer. Selv bedriftsledere kan utarbeide aktivitetsrapporter dersom de trenger informasjon og oppdateringer til topplederne.
I tillegg er lagssekretæren vanligvis utpekt for å generere en rapport av aktiviteter. Det er også tidspunkter når konsernsjef må gi en rapport om aktiviteter til tilknyttede selskaper.
betydning
Aktivitetsrapporten er laget av flere grunner. Først hjelper det arbeidsteamene og lederne å oppdatere seg med informasjon, noe som gjør at de kan kjenne status og fremgang i teamet.
Teamets prestasjoner og problemer vil også bli kjent, sammen med fremtidige planer, strategier, handlinger og evaluering.
Med informasjonen som er innfelt i rapporten, kan lagmedlemmer, ledere og tilknyttede selskaper sammenligne data, analysere det, generere konklusjoner og konklusjoner, samt ta rasjonelle beslutninger som vil hjelpe dem med å nå sine individuelle og gruppemål.
Aktivitetsrapporter kan også presentere snarest informasjon, enten ny eller korrigerende, som hjelper laget til å tilpasse sine planer, strategier og fremtidige handlinger.
Legg merke til feil
Noen bedriftseiere har aktivitetsrapporten for å avgjøre hva som gikk tapt mens de var ute av bygningen.
For eksempel ønsker barnehage eieren å vite om et barn ble skadet. Eieren av verkstedet ønsker å vite hvor mange kunder som har kansellert sine avtaler fordi de valgte andre verksteder.
Hvordan er det gjort?
Den må inneholde objektiv, fullstendig, nøyaktig og oppdatert informasjon. Disse elementene fungerer som søyler for en god rapport.
Noen poeng bør inkluderes, for eksempel prestasjoner og problemer, siden disse også hjelper gruppemedlemmer og ledere å observere deres prestasjoner, slik at de kan nå sine mål.
Prestasjoner vil gjenspeile deres styrker og evner og kan motivere lagmedlemmer. Det inkluderer også de opplevde problemene, enten ekte eller potensielle, for å kunne snakke om mulige måter å løse eller forebygge problemer på.
Typen av informasjon som er inkludert, varierer etter type virksomhet. En aktivitetsrapport gjenspeiler vanligvis gjeldende aktivitetsnivå i selskapet. Det reflekterer også, til en viss grad, virkningen av nyere kommersielle hendelser.
Kategoriser informasjon
En aktivitetsrapport gir ulike kategorier informasjon du trenger å vite ved et øyeblikk.
Det kan for eksempel inneholde data om antall ansatte, prosentandel av stillinger fylt, daglig salgsvolum, antall nye kontoer åpnet eller lukket, gjeld mot innbetalinger og volum av kundeklager.
-Andre typiske temaer
- Hva er de virkelige truslene som blir sett? Hvordan vil de bli løst?
- Hvilke strategier og forvaltningsaksjoner vil bli implementert for å overholde planene?
- Var de tidligere implementerte strategiene og ledelsesaksjonene vellykkede?
- Hva er styrken og svakhetene når man styrer arbeidsteamet?
- Hva er trenden i ledelsens opptreden? Hva er implikasjonen for fremtidig ytelse?
struktur
Sammendrag
Hovedpoengene i rapporten er oppsummert, for eksempel emnet som skal behandles, dataene som er innhentet, metodene for dataanalyse og anbefalinger basert på dataene. Den er plassert slik at regissørene ikke trenger å lese hele rapporten.
introduksjon
Fremhev hovedemnene dekket i rapporten, og gi bakgrunnsinformasjon om hvorfor dataene ble samlet inn.
kroppen
Beskriv problemet og dataene som ble samlet inn, hvordan det ble samlet, analysere hovedfunnene.
Det kan deles inn i underavdelinger, med titler som markerer det spesifikke punktet som dette underavsnittet vil dekke.
konklusjon
Forklar hvordan dataene som beskrives i dokumentets kropp kan tolkes eller hvilke konklusjoner som kan trekkes.
Foreslår hvordan du bruker dataene til å forbedre noe av virksomheten eller anbefaler videre undersøkelse.
Viser ressursene som brukes til å undersøke eller samle dataene for rapporten. De gir en test av behandlede punkter og tillater å se gjennom de opprinnelige datakildene.
vedlegg
Det er valgfritt og inneholder teknisk informasjon som ikke er nødvendig for forklaringen gitt i kroppen og konklusjonen, men som støtter funnene.
eksempel
Eksempler på aktivitetsrapporter inkluderer de daglige regnskapsrapporterne fra banktelleren, daglige kontojusteringer, daglige produksjonsposter, passasjeposter per fly og transaksjonsrekord.
Salgsrapport
Ledere trenger av og til å spore hvor mye salg eller hvor mye inntekt som genereres av en bestemt leverandør.
Salgsrapporten gir synlighet i mengden salg og hvor mye inntekt som genereres i en bestemt tidsperiode.
For hver dag innen en tidsperiode viser en graf mengden ordre som behandles. En annen graf viser inntektene som er oppnådd for hver dag.
Summen av det totale antall salgsordrer for hver dag bestemmer inntektene som er opptjent.
Lagerrapport
En lagerbehandler må kanskje vite om tilbudet er tilstrekkelig til å møte etterspørselen og i gjennomsnitt hvor lenge den nåværende forsyningen varer.
Forsyningsdagrapporten gir synlighet til det estimerte antall dager, hvor vareforsyningen vil være tilgjengelig, og samlet tilbud og etterspørsel.
