Prosjektleder: profil, funksjoner og eksempel

Prosjektlederen er den som har det overordnede ansvaret for et prosjekt slik at start, planlegging, design, gjennomføring, gjennomgang, kontroll og nedleggelse av prosjektet er vellykket.

Han er den som er ansvarlig for å ta beslutninger, både store og små. Prosjektlederen bør sørge for å kontrollere risikoen og minimere usikkerheten. Hver avgjørelse du gjør, skal ha direkte fordel for prosjektet ditt.

Alt som har en begynnelse og en slutt som resulterer i et produkt er et prosjekt og krever tilsyn og ledelse av en prosjektleder.

Derfor jobber prosjektledere på nesten alle områder, fra teknologi til menneskelige ressurser, fra reklame og markedsføring til bygging.

Prosjektledere bruker prosjektstyringsprogramvare, for eksempel Microsoft Project, til å organisere sine oppgaver og deres arbeidsstyrke. Disse programvarepakker tillater dem å generere rapporter og grafikk om prosjektet om noen få minutter.

profil

Prosjektlederen er profesjonell innen prosjektledelse.

ferdigheter

kommunikasjon

Evnen til muntlig og skriftlig kommunikasjon er nøkkelen til suksess. Du kan bli bedt om å lage presentasjoner, så det er viktig å føle seg komfortabel ved å bruke presentasjonsprogramvare og snakke foran store grupper av mennesker.

lederskap

Evnen til å lede og motivere et lag er avgjørende for fremdriften til et hvilket som helst prosjekt. Må løse temperament konflikter og øke lagånden.

forhandling

Prosjektledere vil forhandle med klienter om riktig omfang og arbeidsplan, samt visse ressurser og arbeidskraft.

Å vite hvordan du forhandler for å få det som trengs, og holde alle involverte fornøyd, er en ferdighet som utvikler seg med erfaring.

organisasjonen

Prosjektledere er usannsynlig å lykkes hvis de er uforsiktige eller glemsom. Fordi de jonglerer mange forskjellige aspekter, må de organiseres i både deres profesjonelle og personlige liv.

feilsøking

Prosjektledere har regelmessig problemer som krever oppmerksomhet, og det er deres plikt å på forhånd forutsi potensielle problemer og tenke på løsninger i tilfelle disse problemene oppstår.

budsjett

Alle prosjekter har et fast beløp på finansiering tilgjengelig for dem. Prosjektlederen må utvikle et budsjett for disse pengene og overvåke det nøye. Dette er en ferdighet som krever erfaring.

kunnskap

En prosjektleder er representant for klienten og må bestemme og implementere kundens eksakte behov, basert på kunnskapen om organisasjonen den representerer.

Det kreves at du har erfaring i prosjektlederens arbeidsdomein, for effektivt å håndtere alle aspekter av prosjektet.

Verktøy, kunnskap og teknikker for å håndtere prosjekter er vanligvis eksklusive for prosjektledelse. For eksempel: strukturer for å undergrave arbeidet, analyse av kritiske ruter og styring av oppnådd verdi.

Forståelse og bruk av verktøy og teknikker som generelt anerkjennes som god praksis, er ikke nok av seg selv for effektiv prosjektstyring.

Denne effektive ledelsen krever at prosjektlederen forstår og bruker både kunnskap og ferdigheter i minst fire fagområder.

For eksempel kunnskap om anvendelsesområdet, som er de standarder og forskrifter som er fastsatt av ISO for prosjektledelse, generelle ledelsesevner og styring av prosjektmiljøet.

ansvar

Prosjektleder er ansvarlig for planlegging, oppkjøp og gjennomføring av et prosjekt av ethvert selskap, uansett bransjen.

Det må sikre at alle i teamet kjenner og utfører sin rolle, føler seg trent og støttet i sin rolle, og at de kjenner rollene til de andre gruppemedlemmene, som handler i samsvar med hver rolle.

Andre ansvar som er felles for alle prosjektledere er følgende:

- Definer og formidle prosjektets mål, som er klare, nyttige og oppnåelige.

- Oppnå kravene til prosjektet: Arbeidsgruppe, informasjon som kreves, ulike avtaler og materiale eller teknologi som er nødvendig for å nå prosjektets mål.

- Behandle kommunikasjon.

- Utvikle prosjektplaner og definer omfanget.

- Interagere med de som er interessert i prosjektet.

- Administrer prosjektplanen.

- Administrer estimert tid for prosjektlevering.

- Administrer prosjektets budsjett.

funksjoner

Prosjektledere er det første kontaktpunktet for eventuelle problemer eller uoverensstemmelser som oppstår fra lederne til de forskjellige avdelingene i en organisasjon, før problemet når de høyere myndighetene. Derfor er prosjektledelsen ansvarlig for prosjektlederen.

Prosjektlederen er broen mellom toppledelsen og de lagene som har ansvar for den virkelige gjennomføringen av prosjektet. Derfor sikrer det at prosjektets omfang er korrekt, rapporterer regelmessig om fremdriften og at det opprettholdes i den godkjente kalenderen.

Sjelden deltar direkte i aktivitetene som fører til sluttresultatet, men forsøker å overvåke fremdriften, gjensidig interaksjon og oppgaver av de ulike partene, på en slik måte å redusere risikoen for generell svikt, maksimere fordelene og minimere kostnadene.

Risikostyring

En av hovedoppgavene til en prosjektleder er å gjenkjenne at risikoen direkte påvirker deres sannsynlighet for suksess, og at denne risikoen må måles både formelt og informelt i løpet av et prosjekts levetid.

De fleste problemene som påvirker et prosjekt kommer fra en eller annen form for risiko, som igjen skyldes usikkerhet. Den vellykkede prosjektlederen er den som fokuserer på dette som sin største bekymring.

En vellykket prosjektleder kan redusere risikoen betydelig ved å knytte seg til en åpen kommunikasjonspolitikk, slik at hver viktig samarbeidspartner kan få mulighet til å uttrykke sine meninger og bekymringer.