Intern regnskapskontroll: Elementer, mål og eksempel

Den interne regnskapskontrollen dekker metodene som er implementert av et selskap for å sikre integriteten til finansiell og regnskapsmessig informasjon, oppfylle drifts- og lønnsomhetsmål og overføre styringspolitikk i hele organisasjonen. Disse overlapper de normale driftsprosedyrene til et selskap.

Dette overlegget reagerer på hensikten å beskytte eiendeler, minimere feil og sikre at operasjonene utføres på en godkjent måte. Det finnes ikke identiske interne kontrollsystemer, men mange filosofier av kontroller med hensyn til finansiell integritet og regnskapspraksis er blitt standardadministrasjonspraksis.

Intern kontroll har en pris, som er at kontrollaktivitetene ofte senker den naturlige strømmen av selskapets prosesser, noe som kan redusere total effektivitet. Et sentralt konsept er at selv det mest komplette internkontrollsystemet ikke helt eliminerer risikoen for svindel eller feil.

Det vil alltid være noen hendelser, vanligvis på grunn av uforutsette omstendigheter eller en urettferdig bestemt innsats av noen som ønsker å begå svindel.

Elementer av intern regnskapskontroll

Oppdeling av oppgaver

Adskillelsen av funksjoner innebærer å dele ansvaret for regnskap, innskudd, rapportering og revisjon. Tilleggsoppgaver er separate, det er mindre sjanse for at en enkelt ansatt begår svindel.

For små bedrifter med bare noen få regnskapsmedarbeidere, kan deling av ansvar mellom to eller flere personer, eller kreve at kritiske oppgaver blir vurdert av medarbeidere, tjene samme formål.

Tilgangskontroller

Kontroll tilgang til ulike deler av et regnskapssystem gjennom passord, låser og elektroniske tilgangsposter kan holde uautoriserte brukere ute av systemet, samtidig som det gir en måte å revidere bruken av systemet for å identifisere kilden av feil eller uoverensstemmelser.

Fysiske revisjoner

Fysisk revisjon inkluderer manuell telling av kontanter og eventuelle fysiske eiendeler registrert i regnskapssystemet; for eksempel lager, materialer og verktøy.

Den fysiske tellingen kan avdekke uoverensstemmelser godt gjemt i kontosaldoen, som ignoreres i de elektroniske postene.

Kontanttallet på salgssteder kan gjøres daglig eller til og med flere ganger per dag. Større prosjekter, som manuell lagerregning, bør gjøres sjeldnere, kanskje kvartalsvis.

Standardisert dokumentasjon

Standardiseringen av dokumenter som brukes til finansielle transaksjoner, for eksempel fakturaer, interne rekvisisjoner av materialer, beholdningskvitteringer og reisekostnadsrapporter, kan bidra til å opprettholde konsistens i registrering over tid.

Bruken av standard dokumentformater kan lette gjennomgangen av tidligere poster ved å lete etter opprinnelsen til noen avvik i systemet. Mangelen på standardisering kan føre til at elementene overses eller misforstås i den vurderingen.

Testbalanser

Bruken av et dobbeltregistrert regnskapssystem gir pålitelighet ved å sikre at bøkene alltid er balansert. Likevel kan feil føre til at systemet går ut av balansen til enhver tid.

Beregningen av daglige eller ukentlige testbalanser kan gi periodisk informasjon om systemets tilstand. Dette lar deg oppdage og undersøke avvikene så snart som mulig.

Periodiske avstemminger

Regnskapsavstemminger kan sikre at balansen i regnskapssystemet samsvarer med balansen i andre enheters kontoer, som banker, leverandører og kunder på kreditt.

For eksempel innebærer en bankavstemming at man sammenligner kontanter og poster over innskudd og kvitteringer mellom regnskapssystemet og kontoutskrifter.

Forskjellene mellom disse typer komplementære kontoer kan vise feil eller uoverensstemmelser i regnskapene selv. De kan også vise at feil kan oppstå i de andre enhetene.

Myndighet for godkjenning

Å kreve at bestemte ledere tillater bestemte typer transaksjoner, kan legge til et lag av ansvar for regnskapet. Dette viser at transaksjonene har blitt sett, analysert og godkjent av de tilsvarende myndighetene.

Krever godkjenning for å kunne gjøre store utgifter og betalinger hindrer skruppelløse ansatte fra å gjennomføre store svindelstransaksjoner med selskapets midler.

målsettinger

Beskytt selskapets eiendeler

Goddesignede interne kontroller beskytter eiendeler mot tap. Tapet kan være et utilsiktet tap, som skyldes ærlige feil gjort av mennesker. Det kan også være et forsettlig tap som følge av forsettlig svindelaktivitet.

Garanti pålitelighet og integritet av finansiell informasjon

Interne kontroller sikrer at ledelsen har nøyaktige, rettidige og komplette opplysninger - inkludert regnskapsposter - å planlegge, kontrollere og rapportere om forretningsvirksomhet.

Sørg for at lovene overholdes

Interne kontroller bidrar til at selskapet overholder mange nasjonale, statlige og lokale lover og forskrifter som påvirker forretningsvirksomheten.

Fremme effektiv og effektiv drift

Interne kontroller gir et miljø der ledere og ansatte kan maksimere effektiviteten og effektiviteten av operasjonen.

Oppfyllelse av mål og mål

Systemet med interne kontroller gir en mekanisme for ledelse for å overvåke oppnåelse av operasjonelle mål og mål.

eksempel

Flytende eiendeler trenger alltid mer beskyttelse enn ikke-likvide eiendeler, fordi de er lettere å stjele; For eksempel ta penger.

Kontanter er den mest flytende eiendelen og kan enkelt bli stjålet av enhver ansatt som administrerer den. For å beskytte kontanter i selskapet er det spesielle interne kontroller implementert.

Internkontroll av arbeidsavskillelse brukes ofte med kontanter. Denne kontrollen krever at den som mottar kontanter fra klienten og personen som registrerer kvitteringen i regnskapssystemet, aldri er den samme medarbeider.

Faktisk går noen interne kontrollsystemer et skritt videre og krever en ansatt å samle inn penger, en annen deponerer den i banken og en annen for å registrere den i regnskapssystemet.

Ved å segmentere hver ansattes plikter, kan ingen person samle inn penger, deponere det og registrere salg i regnskapet. Dette forhindrer svindel, fordi en person ikke kan lomme en del av kontanter innsamlet og registrere et lavere beløp av kvitteringen i regnskapssystemet.