Innkjøpsrekvisisjon: Typer, Hvordan det blir gjort, Viktighet og eksempler

Kjøpsrekvisisjonsskjemaet er dokumentet generert av en brukeravdeling eller lagerpersonale for å varsle innkjøpsavdelingen for de elementene som må bestilles, antall og leveringstid. Kjøpet i et selskap begynner med å samle krav.

Etter at de er samlet, må du informere innkjøpsavdelingen. Kjøpsrekvisisjonen er dokumentet som vil inneholde listen over disse kravene. For å forhindre svindel, er avdelingslederne vanligvis ikke lov å legge ordre direkte med leverandører eller kjøpe på vegne av selskapet.

I stedet er den som faktisk plasserer ordrer hos eksterne leverandører, en annen avdeling som heter innkjøpsavdelingen. Ledere i de ulike avdelingene bruker rekvisjonsskjemaene for å informere denne avdelingen av materialene som må kjøpes.

Innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er viktige dokumenter i ferd med å anskaffe de elementene som selskapet trenger for driften, standardisere bestillingsprosessen internt og eksternt.

typen

Nøkkelpunkter om kjøpsrekvisisjonen er følgende:

- Det er en forespørsel som gjøres til innkjøpsavdelingen for å skaffe seg en bestemt liste over materialer.

- Trenger godkjenning av innkjøpsorganisasjonen.

- Det er et internt dokument; det vil si at det forblir innenfor organisasjonen.

Du kan opprette en kjøpsrekvisisjon for følgende typer leveranser:

standard

Å skaffe rekvisita og materialer fra leverandører, for både produksjonsprosesser og forbruksvarer og andre eiendeler.

underleveranser

Å levere råmateriale til en leverandør, og deretter få et ferdig produkt.

forsendelse

Det er betalt for å skaffe materiale som er lagret i selskapets fasiliteter og leverandøren.

Overføring av lager

Å skaffe materiale fra en annen avdeling eller et område som er innenfor samme organisasjon.

Ekstern tjeneste

Å skaffe tjenester fra en ekstern leverandør, for eksempel å utføre vedlikeholdsarbeid på anlegget.

Hvordan er det gjort?

De grunnleggende komponentene som utgjør en kjøpsrekvisisjon, er:

- Rekvisisjonsnummer, som gjør det mulig å identifisere dokumentet. Det må være fortrykt.

- Be om avdeling.

- Dato for rekvisisjon og ønsket leveringsdato.

- Navn på personen som utarbeider rekvisisjonen og signaturen til personen som utsteder den tilsvarende fullmakten.

- De forespurte artiklene må beskrives i detalj for å unngå unøyaktige data. Beløpet må være nøyaktig; Det er svært viktig å plassere den nødvendige enheten (kilo, liter, enheter, etc.).

- Signatur av innkjøpsavdelingsleder som godkjenner eller ikke godkjenner kjøpet.

- Hvis tilbud er allerede forespurt fra leverandørene, må de være vedlagt rekvisisjonen.

Innkjøpsrekvisiseringsprosess

Kjøpsrekvisisjonsprosessen brukes av organisasjoner til å utføre og spore leveringsordrer. Disse kan være alt fra råvarer til kontormøbler og mer.

Når en avdelingsleder vurderer at materialene er ute, fyll ut rekvisjonsskjemaet, som inkluderer feltene som er angitt ovenfor.

En innkjøpsrekvisisjon er det skjemaet som en avdeling av selskapet sender til innkjøpsavdelingen, opplisting av elementene du vil bli bedt om fra en ekstern leverandør.

Denne prosessen tillater brukere å bestille, motta godkjenning fra veileder og, viktigst, tillate eksterne leverandører å levere prisopplysninger.

Når innkjøpssjef mottar kjøpsrekvisisjonen i denne prosessen, kan han se gjennom all informasjonen som sendes av den opprinnelige brukeren. Lederen velger ganske enkelt om rekvisisjonen er godkjent eller ikke.

Hvis det ikke er godkjent, er det en boks for å legge grunnen til vedtaket, og den forespørgende avdelingen vil bli informert om denne beslutningen. Men hvis lederen gir sin godkjenning, vil neste skritt være å be om et tilbud fra leverandørene.

betydning

Start kjøpsprosessen

Hver så ofte vil avdelingene i et selskap trenge materialer; Kjøpsrekvisisjonen starter kjøpsprosessen. Innkjøpsavdelingen vil handle i samsvar med dokumentets soliditet.

Hvis det er et problem, vil dokumentet være et bevis på at en avdeling har bedt om forsyningene med en bestemt kommunikasjon.

Det er et kontrollverktøy

Når det ikke er noen hensiktsmessige kontroller, kan personalet være involvert i bedrageri, da de kan be om materialer til personlig bruk.

Med kjøpsrekvisisjon er det etablert tiltak for å garantere at ingen svindel praktiseres. Forespørselen må gå gjennom flere hender for å sikre nøyaktigheten og behovet.

Beskytt bedriften

Med rekvirasjonsordrer som er gjennomført, unngås mulighetene for svindel. Selskapets eiendeler er også beskyttet.

Sentralisering av innkjøpsprosessen

Når en organisasjon krever at alle rekvisisjoner skal gjøres sentralt gjennom innkjøpsavdelingen, er det enkelt å administrere hele prosessen.

Kjøpere har også fordel, siden de nå kan gruppere kjøp og dra nytte av kjøpekraften i organisasjonen for å forhandle bedre vilkår.

eksempler

Eksempel 1

Rekvisisjon nr. 00455

Dato: 15. mai 2018

Navn på søkeren: Annaliese Corvo

Stilling: Veileder for trening

Avdeling: Personellopplæring

Årsak til forespørselen: Følgende elementer kreves for bruk i "Kvalitetssikring" kurs, som vil bli gitt i løpet av uken 16. juli til 20. 2018.

- 01 tilfelle av flippover markører.

- 12 blyanter

- 01 flipover med 20 hvite ark: 1 meter bred x 1, 5 meter lang.

- 12 vanlig linje notatbøker normal størrelse.

- 06 farget markører for tavle.

- 12 gummier å slette.

- 12 blå blekkpenner.

2 anførselstegn mottatt fra brevpapirleverandører er vedlagt.

Godkjent av: Alberto Moreno

Stilling: Human Resources Manager

Human Resources Management

Eksempel 2

Produksjonsavdelingen i Confecciones Tely, SA må bestille forskjellige materialer og fylle ut rekvisjonsskjemaet. Dette skjemaet informerer innkjøpsavdelingen om at disse forsyningene er nødvendig.

Innkjøpsavdelingen kan godkjenne eller nekte mottatt rekvisisjon. Hvis godkjent, vil en innkjøpsordre bli opprettet.

Kjøpsordren sendes til leverandøren for å kjøpe produktene. Leverandøren produserer og leverer produktene med en faktura.

Mottaksavdelingen mottar produktene og leverer mottaksrapporten til regnskapsavdelingen.

Hvis alle dokumentene er i samsvar, utsteder regnskapsavdelingen faktura godkjenning til kassereren, som indikerer at betalingen kan gjøres til leverandøren.