Kontoret i Business World: Funksjoner, utstyr og materiale
Kontoret i næringslivet representerer den delen av selskapet hvor dataene mottas og utstedes behandles, for å kunne levere den informasjonen som kreves av organisasjonen for den normale utviklingen av sin virksomhet eller virksomhet.
Dens betydning er gitt fordi hvert selskap som produserer varer eller tjenester, uansett grenen der den spesialiserer seg, trenger et sett med mennesker som styrer driften og forvalter de andre administrative funksjonene. De fleste av disse menneskene jobber i kontorer.
Antall ansatte på et kontor kan variere, men alle organisasjoner, uavhengig av type eller størrelse, trenger kontoransatte til å ta vare på hverdagens oppgaver. Kontorarbeidere håndterer mange forskjellige aspekter av et selskap.
Disse aspektene inkluderer regnskap, tekst og databehandling, telekommunikasjon og andre aktiviteter. De er nødvendige i alle sektorer av økonomien, fra produksjon til transport.
Teknologi gir et grunnleggende bidrag på kontoret: det gir en større mengde arbeid som skal gjøres på kortere tid.
funksjoner
- Viktige tjenester fra kontoret inkluderer både administrative og andre tjenester til de andre avdelingene i organisasjonen, som ikke kan fungere uten kontor.
- Kontoret er like viktig i en organisasjon som hjernen i menneskekroppen. Derfor er kontoret hjernen i selskapet. Den samler inn informasjon fra ulike interne og eksterne kilder, registrerer den, organiserer den og analyserer den for å gjøre den tilgjengelig for ledelsen. All informasjon, både fortid og nåtid, er tilgjengelig på kontoret.
- Kontoret fungerer også som mellommann. Koble ut verden med de forskjellige avdelingene og omvendt. Alle salgsordrer mottas via kontoret. Koble organisasjonen med kunder, leverandører, regjeringen og allmennheten. PR er svært viktig i moderne kontorer.
- Det er hjertet av alle forretningsaktiviteter; Det er som et administrativt nervesenter. Informasjon om kjøp, salg, økonomi og kommunikasjon sirkulerer fra kontoret.
- Det er et kontrollsenter; Det er virkemidlet for selskapets politikk å iverksette tiltak. Når virksomheten vokser, er hver leder delegert makt til å ta sine egne beslutninger og handlinger. Dermed vil hver avdeling ha sitt eget kontor for å lette ledelsen for å skissere sine planer og retningslinjer.
Noen viktige tiltak som utføres på kontoret er:
- Møter.
- Ring oppmerksomhet.
- Godta strategien til selskapet.
- Samtykke mål.
- Organisering av fysiske og datafiler.
- Kundeservice
- Utskrift og kopiering av dokumenter.
Utstyr og materiale
Kontorutstyr har utviklet seg for å gi større automatisering. Kontorautomatisering betyr å bruke maskiner til å utføre repeterende og kjedelige oppgaver som folk pleide å gjøre. Lagene hjelper også arbeidstakere til å gjøre jobbene sine raskere og mer effektivt.
Blant utstyret vi finner på et kontor er:
Kommersielt telefonsystem og skrivebordstelefoner
De er de viktigste måtene som brukes til direkte kommunikasjon med kunder og leverandører.
datamaskiner
For å behandle informasjonen, som for tiden er sjelen til ethvert kontor. De er også viktige for kommunikasjon, takket være e-post.
Datanettverk og Internett-tilkobling
Hvis informasjon er sjelen til selskapet, er datanettverk arteriene som kanaliserer denne informasjonen gjennom alle områder av virksomheten. Ethernet-kabling, rutere og et modem er nødvendig for å koble det lokale nettverket til Internett.
Multifunksjonsskrivere
Når informasjonen er digital, vil vi skrive ut den, og hvis den er trykt, vil vi skanne den. På den annen side ønsker vi å motta det eller sende det per faks. Disse lagene gjør alt.
Papirklippere
Når du genererer trykt papir, må du mange ganger ødelegge det. Kontoret er ansvarlig for informasjonen den har.
kopimaskiner
Grunnlag for å lage kopier av dokumenter.
Videoprojektorer og skjermer
Brukes til presentasjoner i møterommet.
Utstyr for kjøpmenn
Salgsautomater og kasseapparater.
møbler
Inne i møblene på et kontor finner vi følgende:
- stoler
- stasjonære
- avlukker
- Arkivskap
- tepper
- Møtbord
Kontorrekvisita og rekvisita
Noen av materialene og forsyningene som er nødvendige for drift av et kontor er:
- Hvite ark: Brukes til utskrift og kopiering, til skriving av små notater og for presentasjoner på flippover.
- Rullepapir: termisk papir for faks, etikettbånd, papir for salgssted.
- Fortrykte skjemaer: fakturaer, skattedeklarasjon, betalingskvitteringer, skrivebordskalendere.
- Etiketter og selvklebende papir: etiketter for mapper, prisetiketter og post-it-notater.
- Forbruksvarer for utskrift: blekkpatroner og tonerkassetter.
- Bærbare lagringsmedier: USB-minne og minnekort.
- Mekaniske festemidler: Klemmer for papir og sommerfugltype, stifter.
- Kjemiske festemidler: gjennomsiktig tape, lim.
- Rengjøringsartikler: mops, skuffer, resirkuleringsdyner, bryst, såpe, luftfriskere, desinfeksjonsmidler, papirhåndklær og toalettpapir.
- Små maskiner: Papirstanser, stiftemaskiner, stiftemaskiner, gummitetninger, nummereringsmaskiner og blyantspissere.
- Fysisk lagring: mapper, konvolutter, bokser, hyller og skrivebordsarrangører.
- Skrivemateriell og korrigatorer: blyanter, penner, markører, korrigeringsbånd, korrektjonsvæske og viskelær.
Eksempler på jobber på et kontor
Forfattere / redaktører på nettsider og aviser
Forfattere og redaktører, enten de tilhører arbeidsgruppen eller jobber hjemmefra, jobber på et kontor. Forfattere lager innhold for trykte publikasjoner, nettsider og blogger. Redaktørene korrigerer innholdet som er skrevet.
resepsjonister
En resepsjonist jobber på et kontor som mottar kunder og leverandører, skriver e-post, svarer på telefonsamtaler, tar meldinger, sender e-post, kommuniserer telefonsamtaler til bestemte ansatte og arkivering.
Kundeservicerepresentanten bør være godt informert om virksomheten han jobber for, samt om sine produkter og tjenester, for å hjelpe kundene. Du må svare på anrop og e-post, ta bestillinger og gi ut refusjoner.
regnskapsførere
Revisorer eller regnskapsførere jobber i et kontormiljø. Hans plikter omfatter å forberede skatter, betale regninger, motta betalinger, blant andre.
ledere
Kontorledere administrerer kontorets arbeid. Deres forpliktelser kan variere fra å ansette, skyte eller planlegge arbeidet til personalet, delegere funksjoner, trene nye ansatte, skape og håndheve kontorpolitikk, overvåke arbeidsgruppen, løse situasjoner og vedlikeholde datasystemer.
Ring omsorg-Call centers
Mennesker som jobber i et anropssenter, må svare på telefonsamtaler fra kundene i selskapet som de jobber for. Du må gi dem svar på dine spørsmål, motta klager og behandle bestillinger.
