Forretningsprotokoll: egenskaper, hva er det for, eksempler

Forretningsprotokollen er et sett av sosiale og formelle standarder vedtatt av et selskap for overholdelse. Funksjonen er å sette retningslinjer for oppførsel og grenser som styrer handlingene til alle medlemmer av selskapet.

Dette normative organet, som normalt inngår i en manual eller et dokument, regulerer generelt selskapets interne og eksterne oppførsel. Det er en oppførselskode etablert i selskapets organisasjonskultur.

Forretningsprotokollen etablerer regler for sameksistens mellom de forskjellige arbeidsnivåene i selskapet og kommunikasjonskriteriene som må seire utenfor den.

Forretningsprotokollene oppfyller regler og skritt som må følges for planlegging, utvikling og kontroll av handlinger utført av et selskap. Disse reglene kan inneholde regler fastsatt av staten.

Et eksempel på en forretningsprotokoll er hvordan en sekretær reagerer på en telefonsamtale på en hjertelig måte. Også respektfull behandling av føreren til et transportselskap mens du tar en passasjer til flyplassen.

Kjennetegn ved forretningsprotokollen

Før du siterer egenskapene til forretningsprotokollen, må opprinnelsen til termen være tydelig angitt for å bedre definere innholdet.

Protokollen kommer fra det latinske " protos ", hvis betydning er "hva som foregår før noe", og " kollos " som refererer til virkningen av å klamre eller lime inn noe.

Ordboken til Det kongelige akademi av det spanske språket i en av dens betydninger, definerer det som et " sett av regler fastsatt ved regel eller tilpasset til seremonier og offisielle eller høytidelige handlinger."

En protokoll er en beskrivelse av adferdsstandarder som må følges i et selskap eller en institusjon. Den beskriver retningslinjer for adferd og prosedyrer for å utføre en handling eller i en bestemt situasjon.

Forretningsprotokollen må formidle kundene kjernen til selskapet, og derfor er det en del av filosofien og bildet. Det finnes ulike typer protokoller: forretninger, religiøse, offisielle, sport, sosiale, etc.

Egenskapene til en god forretningsprotokoll er

1- Det er ikke regulert av loven, men det er strengt kompatibelt i selskapet av sine medlemmer.

2- Det er praktisk, fordi det regulerer vanlige situasjoner som forekommer i selskapet. På denne måten unngås det at det er et banalt dokument uten arbeidsoverholdelse.

3- Det er tilgjengelig for alle medlemmer av organisasjonen, fordi det etablerer retningslinjer for atferd for hver arbeidssituasjon.

4- Det er forståelig, fordi det må skrives i klart språk slik at alle ansatte i selskapet assimilerer og overholder uten unnskyldning.

5- Det er fleksibelt, i prinsippet fordi de etablerte reglene må tilpasses hver situasjon i selskapet, selv i krisetider. Men også fordi de kan variere over tid og tilpasse seg endringer.

Hva er forretningsprotokollen for?

Still oppførsregler

Innstilling av retningslinjer for oppførsel i et selskap i en protokollhåndbok tjener til å regulere oppførselen til medlemmene og skaper organisasjonskultur.

Uten en protokoll vil arbeidsforhold og kommunikasjon mellom selskapet og kundene være totalt kaos. Det vil ikke være noen respekt for hierarkier, og fraværet av en kodeks for oppførsel vil resultere i konstant respektløshet og indre konfrontasjoner.

Den hierarkiske ordren uten forretningsprotokoll kunne ikke oppfylles, og endret selskapets organisasjonsstruktur.

Guide for sosiale aktiviteter

Fra etikettsynspunktet er protokollen også nødvendig for organisering og realisering av sosiale aktiviteter som er relevante for selskapet.

Protokollen bidrar til å konsolidere selskapets prestisje blant sine ansatte og med sine medarbeidere: kunder, aksjonærer, leverandører, myndigheter, etc.

Opprett bedriftens bilde

Det er en del av bedriftens image av selskapet, fordi det styrer og kanaliserer de positive handlingene til selskapets medlemmer. Bildet av et selskap er ikke bare avhengig av produktet eller tjenesten som den gir men av totaliteten av elementer som dreier seg om det.

Protokollen er nyttig og nødvendig for bedrifter fordi den bidrar til å forbedre menneskelige relasjoner og forsterker bedriftens image. Når det strekker seg til alle områder av organisasjonen, bidrar det til å oppnå et sunt og harmonisk arbeidsmiljø.

Lag bedriftskulturen

Det skaper også forretnings- og arbeidskultur ved å utdanne arbeidere og ledere om behovet for å integrere og samarbeide med organisatoriske mål. Det bidrar også til å veilede relasjonene til selskapets representanter med sine medarbeidere og kunder.

Eksempler på forretningsprotokoll

Forretningsprotokollen dekker prosedyrene som er etablert i bedriftsorganisasjonen for å organisere hendelser: møter, besøk, konferanser, forhandlinger, protokollhendelser, etc.

Men det innebærer også måten å kommunisere (intern kommunikasjon) mellom medlemmer av organisasjonen og med klientene og relatert (ekstern kommunikasjon). Dette inkluderer fra måten en telefonsamtale besvares på, for å bære uniformet eller på måte å kle på.

På samme måte inneholder den skrivestilen for et brev eller e-post og alle nødvendige elementer for å styrke selskapets corporate image.

Et eksempel på forretningsprotokoll er mottak av en telefonsamtale. I form av å svare, hilsen og presentere, er det implisitt en hel bedriftskultur. Det er derfor et element som er nært knyttet til virksomheten eller merkevaren.

Protokoll i telefonsamtale

- God morgen Mr / Mrs.

- Jeg er Judith, hvordan kan jeg hjelpe / tjene?

- Jeg vurderer saken din, vær så snill, ikke dra tilbake.

- Takk for at du ringte, vi er til din tjeneste.

- Ha en god dag Sr / Sra.

Protokoll i presentasjon, hilsen og farvel

  • Stå opp når du hilsen.
  • Rist hendene med finesser og smil.
  • Unngå kyss og utslettende klemmer.
  • Se personen i øyet når du snakker.
  • Unngå tuteo og bruk av samtalevilkår.
  • Vær hjertelig og snill i avtalen.
  • Prøv å ringe personen ved navn hvis han vet.
  • Unngå utroskapsforstyrrelser.
  • Unngå å snakke for mye om deg selv og ditt personlige liv.

Klærprotokoll

  • Ikke bruk upassende klær eller ring for mye oppmerksomhet.
  • Bruk klær som hjelper til med å utfylle din personlighet.
  • Bruk passende klær størrelser.
  • Kjole med slips / jakke / skjørt / bluse.
  • Menn bør barbere riktig og ta vare på deres fysiske utseende.
  • Kvinner satt på makeup riktig.
  • Hold hender og negler rent og tatt vare på.
  • Bruk parfymer eller diskrete lotioner.