De 7 funksjonene til en mest fremragende sekretær

Blant hovedfunksjonene til en sekretær forvalter dagsordenen, serverer publikum og administrerer konfidensiell informasjon. Det er personen som er ansvarlig for å utføre administrativ assistanse oppgaver på et kontor.

Denne avgiften kan utøves av en mann eller en kvinne, selv om det vanligste er at det er en kvinne som utøver den.

De har som regel ansvaret for konfidensielle forhold til personer med et bestemt hierarki i selskapet, for eksempel direktører, ledere, presidenter, blant andre. Det gjør dem til høyre for den utøvende mannen de jobber for.

Hvis bedriften er liten, er sekretærens største arbeidsbelastning knyttet til grunnleggende kontoroppgaver.

Noen land i verden tilegner seg en spesiell dag i året for å takke og feire sitt arbeid. For eksempel i Colombia, Peru og Mexico er sekretærens dag 26. april, mens det i Venezuela er 30. september.

De 7 hovedfunksjonene til en sekretær

Sekretærens jobb er å gi støtte og samarbeid til sjefen sin, slik at hun fullt ut kan overholde sin rolle i organisasjonen uten forsinkelser eller distraksjoner.

Selv om selskapets art påvirker den type arbeid som kreves av en sekretær, kan det sies at hovedfunksjonene er:

1- Agenda management

Det er sekretærens ansvar å holde seg oppdatert på dagsordenen til personen hun arbeider for. Der må du gjenspeile alt arbeidet ditt og til tider personlige forpliktelser.

Du må også holde oversikt over dataene til alle de folk og institusjoner som din arbeidsgiver må forholde seg til.

Dagboken til en sekretær tjener vanligvis som en operativ logg av den utøvende for hvem hun arbeider.

2- Oppmerksomhet til publikum

Oppmerksomheten til publikum er en av de mest grunnleggende oppgaver som sekretæren må utføre. Du må svare på anrop og registrere årsaken til dem, samt alle dataene som gjør at arbeidsgiveren kan følge opp på saken.

Det er også personen som mottar besøkende på kontoret. Derfor er det viktig at sekretæren opprettholder et bilde i samsvar med bedriftens image på arbeidsplassen.

Din rolle det er ikke bare å hilse på og gjøre det hyggelig å vente på besøkende, men gir også de første instruksjonene og retningslinjene for organisasjonskulturen og interne prosesser i selskapet.

3- Dokumentbehandling

I tillegg til å være den som mottar og styrer sjefs korrespondanse, skriver en sekretær, leser, svarer og arkiverer de fleste brevene, meldingene, notatene og e-postene fra arbeidsgiveren din.

For dette formål er det praktisk at du administrerer bestemte programvaren som gjør det mulig å forberede slike dokumenter med større hastighet og smidighet.

Specificiteten av disse kompetansene vil avhenge av hvilken type arbeid som kreves i det området de arbeider med.

Sekretæren styrer kontaktdatabasen til sjefen sin og dokumenter skriftlig korrespondanse, samt samlingsminnene og andre dokumenter av interesse på kontoret.

Det er sekretæren som normalt noterer seg saker som behandles i viktige møter.

4- Håndtering av sensitiv informasjon (intern og ekstern)

Blant funksjonene som skiller en god sekretær figur, håndterer og håndterer all informasjon som er ekstremt viktig for driften av firmaet eller institusjonen du arbeider med.

For eksempel bør du ha kontroll over juridiske dokumenter som kan kreves av offentlige instanser når som helst.

Du kan også få tilgang til informasjon om miljøet eller noen av aktørene knyttet til selskapet. Denne informasjonen må håndteres på en diskret, effektiv og rettidig måte.

5- Organisering av kontoret

Sekretæren må operere og holde driften av kontorets utstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, skrivere, projektorer, møbler, arkivskap, blant annet.

Det er som kontrollerer beholdningen av forsyninger og kontorutstyr. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i orden, slik at informasjonen er lett tilgjengelig når det er nødvendig.

Sekretæren må ha et rent og organisert arbeidsrom, siden det vanligvis er en av de første tingene som folk utenfor selskapet ser når de går inn i deres anlegg.

6- Forberedelse av presentasjoner

Normalt må en leder presentere sine rapporter i form av presentasjoner som oppsummerer og hierarkiserer informasjonen. For denne oppgaven spør han vanligvis om hjelp fra sin sekretær.

Personen som er i sekretariatet, bør sørge for at informasjonen som vises der, gjenspeiler de dataene som sjefen ønsker å dele.

Du bør også være oppmerksom på at det er en presentasjon uten stavfeil, og det stemmer overens med den grafiske identiteten til selskapet.

7- Administrativ overvåking

Det er også en sekretærs ansvar å være oppmerksom på overholdelse av de retningslinjer og prosedyrer som er nødvendige for å ta vare på eiendelene til selskapet eller institusjonen hvor hun arbeider.

I henhold til det hierarkiske nivået til sjefen din, kan sekretæren validere nøyaktigheten av dataene som reflekterer detaljene i budsjettoperasjonen.

En sekretær må håndtere styringskontroll og forsvarlig styring av ressurser på kontoret.

Den virtuelle sekretæren

Med veksten av nettbaserte jobber, oppstår figuren av elektroniske sekretærer eller virtuelle assistenter.

Disse sekretærene gjør de fleste oppgavene beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfellene belaster sekretærene sine tjenester etter time eller ved prosjekt.