Hvordan er organisasjonskartet til et hotell? (og dens funksjoner)

Organisasjonskartet til et hotell representerer jobbene som et hotell trenger for å utføre sine arbeidsprosesser, oppdrag, visjon og verdier.

Hvert hotell, enten små, mellomstore eller store, trenger en organisasjonsstruktur for å utføre sin daglige drift. Det brukes til å dele oppgaver, spesifisere arbeid for hver avdeling og delegere myndighet innen og mellom avdelinger.

Organisasjonskartet over er karakteristisk for et 5-stjerners hotell, selv om et 4-stjerners hotell kan ha samme antall leiligheter eller mer. Antall stjerner kan stige ned eller stige selvstendig til antall avdelinger.

For eksempel kan hotellet «NY King» holde alle leilighetene og stige fra 4 til 5 stjerner. Eller omvendt; gå ned fra 5 til 4 stjerner og opprettholde alle avdelinger.

Antallet av leiligheter vil variere avhengig av tjenestene som tilbys av hotellet. Kanskje et luksushotell -5stars-har turisttjenester for klienter, treningsstudio, svømmebasseng, tennisbaner, SPA, diskotek ... Et annet hotell av mindre størrelse vil ikke ha disse tilleggstjenestene, og vil derfor ikke trenge så mange ansatte, noe som reduserer antall avdelinger.

De vanligste topplasseringene i et hotell er: direktør, markedsdirektør, regnskapsfører, direktør for personell, ingeniørleder, innkjøpssjef, romansvarlig og restaurantleder.

Fra disse stillingene genereres andre som er dårligere, men ikke mindre viktige for å oppfylle hovedfunksjonen til hotellet; imøtekomme gjester som gir høyest mulig kvalitet, avhengig av antall stjerner på hvert hotell.

Hvem er ansvarlig for organisasjonen av et hotell?

Normalt er lederen av organisasjonsdiagrammet i et selskap direktør for Human Resources.

I tillegg til organisasjonsdiagrammet må du ha veldefinerte stillinger i "stillingsbeskrivelsen" slik at funksjonene til hver ansatt er godt definert. Dette vil være avgjørende for å ansette nye ansatte og for hver ansatt å vite hva de skal gjøre.

På den annen side er det hoteller som har outsourcet HR-funksjoner, spesielt mindre hoteller som ikke er en del av hotellkjeder.

Vanlige jobber på et hotell og dets funksjoner

1- Generell leder / hotellleder

Det er det største ansvaret:

• Det er ansvarlig for administrasjonen, kontrollen og utviklingen av hotellet som bekrefter at alle andre avdelingsområder fungerer på best mulig måte.
• Det definerer selskapets retningslinjer og målene som må oppfylles.
• Bekreft at hver avdeling oppfyller de fastsatte målene, og gir god service.
• Forvalter ledelsen av menneskelige ressurser, markedsføring, sikkerhet, kvalitet og koordinering alle aspekter som er nødvendige for at hotellet skal fungere tilfredsstillende.

2- Salgssjef

I tillegg til å komplementere de andre hovedavdelingene, er hovedfunksjonen å engasjere seg i salg og annonsering:

• Finn kunder
• Present til selskapet.
• Tilbyr tjenestene.
• Nære avtaler med kunder.
• Utvikle annonseringsstrategier.
• Fremme hotelltjenester.
• Søk etter potensielle kunder.
• Rapporter resultatene fra salget til regnskaps- og finansdepartementet.

Salgsassistent

Hovedformålet med denne stillingen er å støtte arbeidet til overordnet, leder og / eller salgssjef for å kontrollere, klassifisere og bestille salgene, i tillegg til å samle fakturaer for å gjennomføre forfatning i den administrative ordren.

Romavdelingen er den som har ansvaret for å ta opp reservasjonsforespørsler og kundeservice for dette formålet, samt å kontrollere kontrollene og betalingene av det samme.

Du bør også overvåke at rommene er rene, jobber i tett samordning med resepsjonister og husassistenter.

De har oppgaven med å bestemme tilgjengeligheten av rom og ta og bekrefte reservasjoner.

Tilsynsføreren eller lederen av reservasjoner har ansvaret for å styre avdelingenes gode ytelse, og reservasjonsagentene utfører funksjonene ved å delta på reservasjoner gjennom alle de ulike midlene som kommer (kommunikasjonsmiddel, gruppebestilling, online, turer, operatører, etc.), administrere pengene som kommer fra de tilsvarende innskuddene og garantere reservasjoner som er gjort.

Salgsadministrator

Det er en av de viktigste jobbene fordi den er ansvarlig for en portefølje av selgere som bør bli fortalt hva de skal gjøre.

Han er ansvarlig for hva hver av sine ansatte gjør, han må kjenne bevegelsen av alle kontoer og hvis det er noe problem med dem, må han ta ansvar for det.

Du må gi en detaljert indeks for kontoutskrifter, ta initiativ til å få viktige kontoer for din bedrift.

Suksessen eller fiaskoen i selskapet avhenger av dem, det er en svært komplisert posisjon som krever et ekstremt nivå av engasjement og ansvar.

3- Administrasjon av tjenester

Det er ansvarlig for tilsynet med tjenesteavdelingen:

• Kontrollkostnader
• Få en lojal kundekreds
• Fremme gode relasjoner blant ansatte.
• Løs tvil og bekymringer for tjenester av alle kunder.
• Oppfylle salgsmål
• Sett et eksempel ved å oppfylle etiske standarder.
• Sikre at et høyt kvalitetsnivå tilbys og at virksomheten er lønnsom.

Administrasjon og økonomi

Det er en viktig posisjon fordi du har kontroll over administrative forhold, du må være enig med generaldirektøren om hvordan problemene skal distribueres og informere deg om de ulike stadiene og hendelsene knyttet til dem.

Du må styre de økonomiske ressursene, budsjettene, utgiftene, utgiftene og investeringene i forbindelse med selskapets direktører og enheter.

Overvåker styringen av økonomiske ressurser, koordinerer trusts regulert av staten, overvåker prosesser knyttet til personaladministrasjon.

Registrert og opprettholder levering og oppkjøp av selskapets materielle, patrimonial og generelle tjenester.

Forretningsstrategier

Som navnet sier, er det ansvarlig for å skape strategier og planer om å bli med på nye markeder og styrke styrken i selskapet, samt å forbedre opplevelsen og kunnskapen til hvert medlem av foreningen eller organisasjonen.

Hovedfunksjonen er fokusert på det direkte ansvaret for selskapets salgsaktiviteter, markedsføring, salgsfremmende og distribusjon, salgsplanlegging, organisering av de ulike distribusjonene.

Tilordne mål å møte med hensyn til salg i henhold til produkter og områder, skape strategiske planer for å forbedre suksessen til selskapet, studere kunder og steder som kan være mer hensiktsmessige å markedsføre.

Det fremmer et miljø for samarbeid som fremmer salgsprosessen til det ansvarlige personellet.

Analyser mulige årsaker til kundens problemer og klager.

Utformingspolitikk for å bestemme priser og salgsbetingelser.

Lag planer om å øke opplæringsutviklingen hos folket i avdelingen din.

Det er ansvarlig for å motta, filtrere og distribuere de ulike prosedyrene og forbedringene når det gjelder kvaliteten på tjenesten.

Comptroller og regnskap

Avdeling ansvarlig for å analysere og kontrollere finansiell og regnskapsmessig drift.

Det er også engasjert i utarbeidelse av årlige budsjetter, inntekter, prognoser, regnskap, opprettelse av rapporter om finansiell situasjon, revisjon av kontrollørens kontor etc.

kjøpesenter

Det er en svært viktig posisjon for riktig utvikling av arbeidet i selskapet fordi de har ansvaret for forsyningskjeden og kjøper alle nødvendige varer for etableringen til å fungere effektivt.

Det kan være kjøp for bruk av selskapet som for videresalg og / eller råmateriale for produksjon av egne produkter.

Denne stillingen inkluderer også kjøp av tjenester relatert til transport eller markedsføring.

De har ansvaret for bruk av informasjon og datasystemer for ledelsen av organisasjonen.

De planlegger og leder alle aktiviteter knyttet til datavitenskap og teknologi i selskapet de jobber for.

Bestem forretningsmålene for utforming av planer for å oppnå de tidligere fastsatte målene.

4- Assistant Manager

Han har ansvaret for å oppfylle alle oppgavene til sjefen når sistnevnte er fraværende.

Generelt tar han ikke viktige beslutninger uten først å konsultere lederen, men han har en beslutning om rutinemessige og vanlige problemer som kan oppstå i den normale utviklingen av hotellet.

Han må trent med all den informasjonen og kunnskapen som er nødvendig for å ta en så viktig stilling, å kjenne alle funksjoner, personell, oppgaver, erstatninger, etc.

I tillegg er kunnskap om lovbestemmelser noe som ikke kan mangle for å unngå å komme i vanskeligheter med loven.

Du må løse raskt og ha en plan B for alt hvis ting ikke går i henhold til forventningene.

Kvartals divisjonsleder

Din jobb er å planlegge, overvåke og kontrollere at hver og en av operasjonspolitikkene knyttet til ditt område utføres:

• Planlegge og overvåke driften av grupper og konvensjoner.
• Analyser månedlig statistikk.
• Etablere standarder og normer for levering av tjenester i ditt område.
• Motta klager som gjelder ditt område.
• Koordinerer med vedlikeholdsjefen den rette ytelsen til arbeidet sitt.

Mottakssjef

Organiser og kontroll oppgaver av mottaksavdelingen:

• Den utarbeider tidsplanen for det ansvarlige personellet.
• Administrer klager.
• Det kommuniserer med de andre avdelingene om nødvendig.
• De tar vare på kunden og løser enhver tvil eller bekymring.
• Han er hovedansvarlig for kontakt med klienten.

Vaktmester

Denne avdelingen har det største antallet ansatte med ansvar for hele hotellet og er hovedsakelig ansvarlig for rengjøring av hele etablissementet: både fellesarealene på hotellet og korridorene, kontorer, rom, etc.

Denne stillingen er ekstremt viktig fordi renslighet er presentasjonsbrevet til et hotell, på dette avhenger mye av suksess eller fiasko.

Skulle motta opplæring, bør ansatte være vennlige og formidle varme til gjestene.

Mat og drikke leder

Det er ansvarlig for å overvåke forberedelsen og dekorasjonen av hver av de retter og drikkevarer som er tilberedt i hotellets kjøkkenområde, etter de oppskrifter og standarder som tidligere ble etablert av hotellet.

Sikre riktig utvikling av funksjonene til andre ansatte, god håndtering av forsyninger, unngå materialavfall, lag menyen, overvåke dessertområdet, brennevin, generell beholdning etc.

Må gjøre nødvendige oppkjøp og kontrollere varehusene.

Ha kontroll over alle ansatte under din kostnad.

Kaptein oppmerksomhet til publikum

Ansvarlig for lederen for riktig drift av tjenestene som tilbys av restauranten eller kafeteriaen.

• Motta kunden.
• Ledsager ham til bordet.
• Få forslag
• Brann diner.
• Sjekk at alle gjør jobben sin.
• Kontroller forsyningene.
• Assist servitører om nødvendig.

Det er ansvarlig for å kontrollere staben, skape menyene, overvåker rationell bruk av råvarer og andre varer, kontrollerer utmatningen og kvaliteten på oppvasken, bestemmer arbeidsplanene for andre arbeidstakere under deres omsorg.

General Services Manager

Han har ansvaret for å utvikle et årlig program for vedlikehold og forebygging av maskiner og utstyr.

Ta alle nødvendige tiltak for å opprettholde og forbedre de arkitektoniske forholdene til eiendommen.

Administrasjon av grunnleggende tjenester, støtte områdene som integrerer den, sikre sikkerheten til eiendommen og dets beboere, drive sikkerhets- og hygienekommisjonen.

Vedlikeholdsansvarlig

• Det må løse alle problemer som oppstår i rekordtid, slik at produksjonen ikke avbrytes.
• Du må organisere og koordinere vedlikeholdsordrer for alt personell i ditt ansvar.
• Den koordinerer levering og mottak av nødvendige materialer for å utføre vedlikeholdsarbeidene.
• Bekreft rekkefølgen og kvaliteten på arbeidet som utføres.
• Tillat fjerning av materialer lagret i lageret.
• Om nødvendig, gi opplæring om utstyr, materialer og verktøy som er tilstede i fasilitetene.

Sikkerhetshode

Det er ansvarlig for forebygging av yrkessykdommer.

• Analyser mulige risikosituasjoner.
• Utførlige sikkerhetsplaner.
• Kontroller laget.
• Overvåker systemene.
• Sikrer sikkerheten til kunder og ansatte.
• Forbereder rapporter om alt som har blitt gjort og hva som skjedde.
• Parkeringskontroll

Leder av hagearbeid

Ansvarlig for alt knyttet til hagen og vedlikeholdet.

Administrativ leder

Funksjonen er å planlegge og styre administrasjonen av selskapet.

• Behandle relasjoner med leverandører.
• Tverrlig kontroll av personell.
• Lag produksjonsstrategier mv.

Leder av menneskelige ressurser

Han er ansvarlig for alt relatert til kontroll av menneskelige ressurser og arbeider i direkte kontakt med General Management og andre ledere.

• Du må opprettholde et gunstig arbeidsmiljø.
• Organiser HR-delsystemene
• Formidle konflikter mellom ansatte.
• Sikre velferd for ansattes / bedriftsrelasjoner.

Lagerstyring

Det styrer innganger og utganger av alt materiale, utstyr, produkter, verktøy og generelt all eiendommen eid av selskapet.

Det utfører også revisjoner og varelager for korrekt og effektiv kontroll.

Regnskapsassistent

Deres oppgaver er relatert til regnskapsoppgaver, blant noen av de mange funksjonene vi finner:

• Lagerstyring
• Betaling av tjenester.
• Skattedeklarasjoner.

Administrativ assistent

Hovedfunksjonene er:

• Behandle korrespondanse, motta dokumenter, svare på anrop, besøk, arkiver dokumenter, behandle filer, hold dagsordenen oppdatert, etc.

En annen ordning er: